毎月当たり前のように行っている給与明細の印刷や配布。

「そこまで大きな負担ではない」と感じていても、実は紙代や郵送費だけでなく、印刷・封入・配布にかかる時間も積み重なると大きなコストになります。

WEB明細へ切り替えることで、どれくらい削減できるのか。

まずはシミュレーションで確認してみましょう。

あなたの会社では年間いくら？

シミュレーションは一般的な条件をもとに試算した参考値です。実際の削減額は、給与明細の運用方法や郵送人数、契約内容などによって異なります。自社に合わせた導入方法や費用については、お気軽にお問い合わせください。

シミュレーションについて

本シミュレーションでは、

• 給与明細12回＋賞与明細2回（年間14回）
• 紙・印刷・郵送費：1人1回57円
• 印刷・封入・発送などの作業時間：1人1回5分
• 給与担当者の人件費：時給2,000円

という条件で試算しています。

郵送費や作業時間まで含めて計算しているため、「紙代だけ」の比較では見えにくい実際の運用コストをイメージしていただけます。

紙の給与明細で発生しているコストとは？

紙の給与明細では、次のような作業が毎月発生します。

• 給与明細の印刷
• 封入・封かん
• 郵送準備や配布
• 配布漏れの確認
• 明細の再発行対応

一つひとつは数分の作業でも、従業員数が増えるほど担当者の負担は大きくなります。
給与明細は毎月必ず発生する業務だからこそ、見直しによる効果も継続的に得られます。

WEB明細を導入するメリット

①印刷・封入・郵送作業が不要に

WEB明細なら、給与計算後にデータを配信するだけで従業員へ給与明細を届けられます。

印刷や封入、郵送などの作業を大幅に削減できるため、給与担当者は毎月のルーティン業務にかかる時間を、本来注力したい業務に充てられます。

②いつでもどこでも確認できる

従業員はスマートフォンやパソコンから給与明細を確認できます。

出張中やテレワーク中でも、自分のタイミングで給与明細を確認できるため、配布場所や受け取り方法を気にする必要がありません。

③再発行の問い合わせ・対応を減らせる

紙の給与明細では、

• 「給与明細をなくしてしまいました」
• 「先月分をもう一度もらえますか？」
• 「退職前の明細を確認したいです」

といった問い合わせが発生することがあります。

WEB明細なら、給与明細は従業員ごとのマイページで管理されるため、紛失の心配がありません。過去の明細も自分で確認できるため、再発行の依頼や対応を減らせます。

従業員にとっては「いつでも確認できる安心」があり、給与担当者にとっては「再発行対応に追われない」というメリットがあります。

④保管スペースが不要に

紙の給与明細は、保管場所の確保や管理にも手間がかかります。

WEB明細なら、過去の給与明細もデータで管理できるため、紙の保管スペースが不要になり、必要な明細もスムーズに確認できます。

WEB明細導入前に確認しておきたいポイント

導入の際は、事前に次の点を確認しておきましょう。

• 従業員がスマートフォンやパソコンで明細を確認できるか
• 電子交付について従業員の同意を得られるか
• 過去の給与明細の取り扱いについて
• パスワードやアクセス権限などのセキュリティ対策
• 給与ソフトとの連携方法

運用ルールをあらかじめ決めておくことで、スムーズに移行できます。

あなたに合うのはどっち？FORROUとCells給与の特徴

WEB明細を導入する方法は、一つではありません。

セルズでは、クラウド型のFORROUと、オンプレミス型のCells給与のどちらでもWEB明細をご利用いただけます。

それぞれ特徴が異なるため、自社の運用に合ったサービスを選ぶことが大切です。

給与業務全体をクラウド化したいなら「FORROU」

FORROUは、クラウド型の労務・給与管理サービスです。

WEB明細配信だけでなく、

• 給与計算
• 電子申請

など、日々の労務・給与業務を一つのサービスで行えます。

インターネット環境があれば場所を選ばず利用できるため、複数拠点での運用やテレワークとの相性も良く、給与業務全体を効率化したい企業におすすめです。

給与計算を中心に利用したい／「台帳」と連携して利用するなら「Cells給与」

Cells給与は、給与計算に特化したオンプレミス型ソフトです。
また、労務管理ソフト「台帳」をご利用の場合は、Cells給与との連携もスムーズです。

従業員情報を共有できるため、入力の手間を減らしながら給与計算と各種手続きを進められます。

Cells給与でWEB明細を追加すれば、給与計算はローカル環境で行い、明細の配信のみペーパーレス化を進めることも可能です。

おわりに

給与明細の配布は、毎月必ず発生する業務です。

一回あたりの作業はわずかでも、1年、3年、5年と積み重なると、担当者の時間もコストも決して小さくありません。

WEB明細は、紙や郵送費を削減するだけではなく、給与担当者が本来取り組むべき業務に時間を使えるようにするための仕組みでもあります。

まずはシミュレーションで、自社ではどれくらいの効果が期待できるのかを確認してみてください。

「どのサービスが自社に合っているかわからない」「運用方法について相談したい」という場合は、お気軽にセルズまでお問い合わせください。