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【開催報告】オンライン(Zoom)「台帳」活用座談会2020年8月28日(金)

2020年8月28日(金)、セルズCafe『台帳』活用座談会をオンライン(Zoom)にて開催しました。
今年3回目の開催でしたが、今回は6名の『台帳』ユーザーの皆様にご参加いただきました。

テーマは、「Cellsドライブの活用」
台帳で電子申請はしているけれど、「Cellsドライブはこれから利用してみたい」というユーザ―にお集まりいただき、事業所アカウントを設定し、個人情報を公開することで利用できる「Cellsドライブ」の機能について1時間コースでご紹介しました。

主な内容

台帳活用座談会に参加することで得られる4つのポイント

  1. Cellsドライブで何ができるのか、全体像を把握できる
  2. 電子申請後の公文書の管理方法を実際に確認できる
  3. 事業所マイページの活用方法を実際に確認できる
  4. 『台帳』を利用する方々と交流を図ることができる

当日の内容

  • Cellsドライブでできる11の機能について
  • 事業所マイページ作成から個人情報の公開方法について
  • 公文書アップロード方法と注意点
  • 事業所マイページからの入退社連絡について
  • 台帳からできること(事業所BOX、個人BOX、ファイル送受信の操作方法と活用事例)
  • 社労士マイページからできること(書式テンプレートや定型文書管理などの書式案内方法)
  • 事業所マイページからできること(労働者名簿作成から給与入力表の作成など)
  • Chatworkとの連携でできる通知機能について など

最初に参加の皆さんに自己紹介をしていただきましたが、その時に「ご利用いただいているCellsドライブの機能」についても教えてくださいとお願いいたしました。

お声として多かった「キーワード」は以下の内容です。
● これから使おうと思っているけれどまだなんです
● 電子申請をしているので、公文書アップロードを試してみたい
みなさん、電子申請後の管理について「Cellsドライブ」の活用で業務を見直したいとお考えのようです。

そこで今回は座談会の中でも少し掘り下げてお話しした「公文書アップロードについて」「個人情報を公開し業務効率化を図る」をご紹介します。

「公文書アップロードについて」

従来は電子申請後に取得した公文書を顧問先に渡す場合、印刷して訪問時に渡すか郵送したり、あるいはメールに添付して送ったり、少々お手間がかかっていたように思います。
しかし、Cellsドライブの「公文書アップロード」機能を活用していただければ、電子申請データで公文書を確認したら、そのままの流れでCellsドライブ上へアップロードが可能です。
アップロードした公文書は、顧問先専用マイページでパソコンから確認ができるので、印刷することもメールに添付する必要もなくなります!

公文書アップロードをするためには、まず事業所アカウントの設定が必要です。
その点も踏まえて事業所マイページを顧問先様に案内する方法や台帳での設定方法をご紹介しました。
具体的な操作方法については「Cellsドライブクイックマニュアル (初期設定から公文書アップロードまでの流れ)」をご確認ください。

また、2020年3月から仕様変更があった社会保険の公文書については、ボタン一つでのアップロード対応ができないため、「選択式による公文書アップロード」の方法をご紹介。

 

「個人情報を公開し業務効率化を図る」

新型コロナウィルス感染症の影響もあり、助成金の申請手続きや相談等で多忙を極める方も多いと思います。
また、顧問先への訪問も思うようにできないこともあるのではないでしょうか。

このような時期だからこそ、Cellsドライブを通じてデータの受け渡しができると便利だと思います。
普段は顧問先様にお願いすることを躊躇われるデータ入力等も、今なら提案しやすいかもしれません。

例えば
連絡機能を使って入社や退社情報を入手
給与入力表を使って、給与データにそのまま取込
 
その他にご紹介した、「労働者名簿(リンク先8ページ参照)」については、顧問先側で出力できるのは便利ですね!というお声もいただきました。

座談会の最後に、公文書アップロードした際のセキュリティや紛失についてのご相談がありました。
顧問先様にCellsドライブを安心して利用してもらうためにも、その点は説明が必須な部分ですね。

顧問先様にCellsドライブの活用についてご提案いただく際に使っていただける「Cellsドライブプレゼン資料」もCellsドライブマイページからダウンロードができます。
ぜひこちらの資料を顧問先様に見ていただき、Cellsドライブの機能を活用していただけたら幸いです!

参加者の声

  • 知りたいと思っていた内容を理解する頃ができ大変満足しています。社労士の方が実際どのように活用されているか、こういう方法もあるよ、といった実例をこれからもどんどん教えていただければと思います。
  • 台帳を使った電子申請によりトラベリングコストが削減出来て大変有難く存じています。現状はCellsドライブを活用できているという水準ではないので、更なる業務効率を目指しCellsドライブの活用を習得したいと思っております。
  • 初のZoomで緊張してしまいました。今回、座談会にて教わったCellsドライブの機能を、実際に開いてみて、使ってみて、より効率の良い仕事の流れを生み出し、顧問先へも負担の掛からない様な、手続きが出来るようになるのかなと思います。
  • とても参考になりました。ありがとうございます。また、あれば参加したいです。

当日の様子はこんな感じ!

オンライン(Zoom)での開催ということで、参加者のお声にもあるように緊張されている様子もうかがえましたが、少人数での開催のため質問もしていただきやすい雰囲気でした。

年度更新や算定基礎届の手続きが一段落したものの、まだまだコロナの影響による特例や助成金の対応のほか、労災保険の様式変更厚生年金上限追加などの法改正といった動きもあり、情報収集が欠かせません。

台帳を活用していただくことで、さらなる社労士事務所の業務効率化をし、顧問先への新たなご提案ができるよう、私共も情報を発信していきたいと考えています。
ご不明点等ございましたら、弊社サポートセンターへお気軽にお問い合わせください。
また皆さまとどこかでお会いできる機会を楽しみにしています!

※次回も今回同様にCellsドライブの活用について、ZOOMでの座談会を予定しております。
 次回の開催に関しては、今後弊社HPやメルマガ等でご案内させていただきます。

株式会社セルズ 大槻、岡田

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