無駄を省こう!電子申請で使用できない文字・外国人氏名の取扱い攻略

無駄を省こう!電子申請で使用できない文字・外国人氏名の取扱い攻略

電子申請(e-Gov)では、仕組み上「髙」「﨑」といった機種依存文字は使用できません。
また、e-Govは日本人を想定した仕組みのため、外国人のミドルネームも入力ができません。
※氏名やそのフリガナなど各項目にはe-Govが定めた文字数の制限があります。

それぞれ電子申請データに含めるとエラーになってしまうので、代わりに「画像」を添付し文字情報を知らせるという方法をとります。
(台帳では、one shot PDFという方法で画像添付がカンタンにできます。)

・・・はたして、全ての手続きで「髙」「﨑」、ミドルネームといった文字の画像情報が必要なのでしょうか?

  • 月額変更届は?
  • 賞与支払届は?
  • もう既に所属していることがわかっているような人について、毎度添付をする必要があるのか?

そんな素朴な疑問から、セルズ併設の社労士事務所の事例をもとに、添付が必要な手続きだけまとめました!

取り扱いの一例

考え方としては、「役所側のデータを最初作成してもらう為に、別途お知らせする」ということです。

【機種依存文字や外国人名で使用する場合の例】

  1. 雇保取得
  2. 雇保氏名変更届(雇保喪失)
  3. 社保取得
  4. 扶養異動届(該当の場合のみ)
  5. 3号届(該当の場合のみ)
  6. 新規適用届(事業主名について)

※上記はあくまで一例です。様々なケースがあるため、上記の取り扱いが必ずしも正解とは限りません。
※機種依存文字や外国人氏名以外でお知らせしたい事がある場合は、上記の手続きに限らず様々な手続きで備考欄への入力や別途添付ファイルが必要になります。

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