知って得。使って記録。郵送するなら「書類送付案内」

書類送付案内

電子化が進みつつある中でも、「郵送」する機会はまだまだあります。

何かひとつを郵送するにしても、宛名書き、送付状作成… 手間はかかります。

おそらく今後もゼロにすることは難しい「郵送」。

今回は、その郵送タスクの負担を軽減する機能をご紹介します!

郵送に必要な作業を素早く手軽に

『台帳』には、「書類送付案内」機能を搭載しています。

「書類送付案内」でできること
  • 郵送時に同封する送付案内を作成
  • 封筒に貼る宛名ラベルを作成
  • 封筒に直接宛名印刷
  • 事業所宛・個人宛のおしらせを作成

「書類送付案内」はどこからアクセスできる?

『台帳』を起動し、「処理ファイル」のグループ「その他」から「書類送付案内」を選択します。

詳しい操作方法は、メニュー画面右上の「説明書」をご覧ください。

記録で記憶を助ける。「データ保存」

時々、自分の行動や記憶に自信が持てなくなることはありませんか?( ;´Д`)
(お恥ずかしながら、私はしばしばあります。。。)

家を出て行き先へ向かいながら、「家の鍵、閉めたっけ?」と不安になって引き返したら
鍵はちゃんと閉まっていたり、
友人からのお誘い連絡に返信したつもりができていなかったり…

やっていないと思っていたことが、無意識のうちに処理済みだったりする一方で、
やったと思っていたことが”やったつもり”になっていただけで実は未済だったりすることも。。。

仕事でも処理したのかどうか、ドキッとすることがあるのではないでしょうか(>_<)

「顧問先へ保険料変更のお知らせを送ったかな?」

「監督署へ36協定は送ったっけ??」

メールやチャットなどデジタルなことは履歴が残りますが、アナログである「郵送」は意外と盲点かもしれません。

きちんと記録していなければ、管理として満足といえるものではありません。

そこで、『台帳』では郵送の記録をサポートします。

具体的には…

書類送付案内書を作成後、「印刷」ボタンをクリックしたタイミングでデータを自動保存します。

保存されたデータは、「保存データ」から確認できます。

保存データ名は「作成日付時間+宛先+宛名」です。
例えば「20180803084753全国健康保険協会 愛知支部」は2018年8月3日08時47分53秒に作成され、
宛先が「全国健康保険協会 愛知支部」です。
送付した内容はフォーム右側の書類名で把握できます。

※リストには「現在年」に作成されたデータが表示されています。
 前年以前のデータは「年」を切り替えてください。

郵送したのかどうか、不安になったら「保存データ」をチェックしましょう。
いつ・どこへ・何を郵送したのか一目瞭然!
ノートやExcelファイルに発信記録を手動でとらずとも、自動で「発信簿」のような働きをします。

郵送の際は、ぜひ「書類送付案内」をご活用ください!!(‘▽’)

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