【台帳導入事例】
「どこにいても仕事ができる」少人数で顧問先を支える事務所づくり
TOMOE社会保険労務士事務所様
VPN接続で台帳をリモート活用。
代表もスタッフも場所に縛られず働ける業務環境
「スタッフには、できるだけ自由な場所で働いてほしい」
そんな思いから、出社を前提としない事務所づくりに取り組まれている、TOMOE社会保険労務士事務所様。
栃木県小山市を拠点に、全国の顧問先の人事労務を支援されています。
代表の高橋友恵先生が実現しているのは、VPN接続を活用し、事務所の外からでも台帳を利用できる業務環境です。
スタッフはそれぞれの場所から社会保険・労働保険の手続きを進め、高橋先生が内容を確認して電子申請をおこなう。離れた場所にいても、役割を分担しながら日々の業務を進めています。
さらに、Cellsドライブや他のツールも活用し、顧問先との情報共有もオンラインを中心に進められる仕組みを整えています。
「パパパって、どこにいても基本はできちゃう」
そう話す高橋先生に、クラウドソフトではない台帳をどのようにリモートで活用しているのか、スタッフとの仕事の進め方や、場所に縛られない事務所運営の工夫について伺いました。
栃木県小山市を拠点に、企業の人事労務を支援。豊富な現場経験を生かし、労務トラブルへの対応や就業規則の整備、職場環境の改善など、企業が抱える課題に対して実践的な解決策を提案しています。特に医療機関の労務支援にも力を入れ、経営者や人事担当者の身近な相談相手として、迅速かつ丁寧な対応を大切にしています。
2025年9月に現在の事務所を開設。場所に縛られない柔軟な働き方を取り入れながら、全国の顧問先を支援しています。
1.「出社しなくても仕事ができる」事務所を目指して
現在の事務所では、リモートワークを中心とした働き方を取り入れていらっしゃるそうですね。
そうですね。スタッフには、できるだけ出社を前提とせずに働いてもらいたいと思っています。
事務所に来なくても仕事ができるのであれば、無理に来てもらう必要はないですよね。
私自身も顧問先への訪問などで事務所にいないことがありますし、スタッフが出社していても、結局チャットでやり取りすることもあります。
だったら、それぞれが仕事をしやすい場所で働ければいいと思っています。
働く場所を限定しないことで、採用面でもメリットがありそうですね。
そうなんです。
出社が前提だと、どうしても事務所まで通える人しか採用できません。
でも、リモートで仕事ができれば、住んでいる場所に関係なく、一緒に働いてもらえる可能性があります。
子育てなどで通勤が難しくても、経験や能力のある方はたくさんいらっしゃいますから。
働く場所よりも、きちんと仕事を進めてもらえることが大切だと思っています。
2.クラウドソフトではない台帳を、VPN接続でリモート活用
台帳はクラウドソフトではありませんが、どのようにリモートで利用されているのでしょうか？
VPNを使って、事務所の外からでも仕事ができる環境にしています。
以前の事務所でも台帳を使っていたので、新しい事務所でも引き続き使いたいと思っていました。
そのうえで、スタッフが出社しなくても業務を進められる環境にしたかったんです。
新しい事務所を立ち上げる際、設定などは大変ではありませんでしたか？
以前の職場を8月末で離れて、9月1日から新しい事務所をスタートすることが決まっていたので、初日から仕事ができるようにしておきたかったんです。
そこで、VPNの設定については業者さんに相談し、対応していただきました。
設定はほとんど業者さんにお任せしていて、私はあまり関わっていないんです（笑）。
おかげで、新しい事務所でもスムーズに仕事を始められました。
※VPN(バーチャルプライベートネットワーク)接続とは、インターネット回線を経由して台帳がある場所(事務所内のパソコンや共有フォルダなど)に接続し、台帳を利用する方法です。
3.離れた場所でも、スタッフと連携しながら顧問先を支える
リモートワークを取り入れる中で、スタッフの皆さんとはどのように業務を分担されていますか？
給与計算や手続きなどの実務は、基本的にスタッフに進めてもらっています。処理が終わったものを私が確認して、最後に電子申請や顧問先に送信するという流れです。
スタッフとはチャットなどで連絡を取り合っていて、私が送信を忘れていると「送信してください」と連絡が来ることもあります（笑）。
以前は14人ほどの体制で事務所におりましたが、規模が大きくなると、私自身がすべての顧問先の状況を把握することが難しくなってしまって。
だから今の事務所では、「全部、私が見る」という方針を大切にしています。
スタッフに実務を任せながらも、顧問先の状況は私自身が把握して、最終的な確認をする。離れた場所にいても、チャットで報告や確認をしながら、そうした役割分担で業務を進めています。
全国の顧問先とは、どのようにやり取りされていますか？
そうですね。今は事務所の所在地に関係なく、全国の顧問先に対応しています。
実際に、行ったことのない地域にも顧問先がいるんですよ。
最初からWebでの対応が基本になることをお伝えして、それでも大丈夫というお客様とお付き合いしています。
台帳をVPN接続で利用できる環境だから、スタッフも私も、場所に縛られずに仕事を進められます。
事務所に出社しなくても日々の業務を進められる環境が、全国の顧問先を支えるうえでも役立っていますね。
4.給与計算から手続きまで。台帳との連携を生かした業務運用
給与計算にはCells給与をご利用いただいていますが、導入の決め手は何だったのでしょうか？
以前から台帳を利用していましたが、新しい事務所で給与計算をおこなうにあたり、給与ソフトも検討しました。
知り合いの社労士にも聞いてみたのですが、台帳を使っているなら、給与計算も連携できる方がいいという話になって。
給与計算だけで仕事が終わるわけではなく、その後には社会保険や労働保険の手続きがありますよね。
だから、給与計算単体ではなく、台帳との連携を重視してCells給与を選びました。
給与計算からその後の手続きまで、業務全体の流れを考えることが大切だと思っています。
5.公文書の共有もスムーズに。Cellsドライブを選ぶ理由と活用の工夫
顧問先との情報共有には、Cellsドライブをどのように活用されていますか？
例えば、顧問先からチャットで「新しく人が入ります」と連絡が来たら、CellsドライブのURLを送って、必要な情報を入力してもらっています。
ただ、URLを送るだけでは、どこを操作すればよいか分からないこともありますよね。
そこで、画面のスクリーンショットを使って、「ここを押してください」「次はここです」とチャットで案内しています。
入力画面までは3アクションくらいなので、操作方法をお伝えすれば、あとは顧問先ご自身で入力していただけます。
顧問先が使いやすいように工夫されているのですね。ほかにも便利だと感じる点はありますか？
Cellsドライブを使う大きな理由の一つは、公文書を保存して顧問先と共有できる仕組みが便利だからです。
自動で保存できる公文書もありますし、手動でアップロードするものもありますが、顧問先に公文書を届けるまでの作業を効率よく進められます。
この公文書共有の仕組みは、台帳を選ぶうえでも大きなポイントになっています。
高橋先生のお話からは、スタッフの働きやすさと、顧問先への丁寧な対応を両立させたいという思いが伝わってきました。
その実現に向けて、使い慣れた台帳を継続して活用しながら、事務所の働き方に合わせて業務環境を整えられていることが印象的でした。
大切なのは、働く場所をそろえることではなく、離れていても安心して仕事を任せ合える仕組みをつくること。
今回の取り組みが、台帳を活用した柔軟な事務所運営を考える皆さまの参考になれば幸いです。
高橋先生、このたびは貴重なお話をありがとうございました！
『台帳』について
『台帳』は、電子申請・用紙申請の両方に対応した社労士向けの労務管理ソフトです。
Excelベースで構築されているソフトのため、パソコンの操作が不慣れな方でも直観的に・安心してご利用いただけます。
詳しくは 台帳 製品ページ をご覧ください。
