＜満員御礼＞【臨時開催】セルズcafe＠福岡　台帳活用座談会＜実践活用編＞（20181107 午後）

「働き方改革」のゴールには「業務効率化」だけでなく、さらにその先の「生産性アップ」がキーワードだと言われています。「業務効率化」「生産性アップ」が話題となっている今、「何をどう見直していいかわからない」というお悩みを抱えていませんか？セルズCaféの台帳活用座談会は、業務効率化につながる台帳の様々な機能を知り、社労士事務所の生産性をアップするための少人数制ミニセミナーです。
社労士事務所の働き方改革はセルズ Café、台帳活用座談会にお任せください。

手続き業務の業務効率化といえば電子申請、では１０年前と比較して生産性はアップしたのか？

最近は多くの社労士事務所で電子申請が利用されています。顧問先に印鑑をもらいに行く手間が無くなり、ハローワークや年金事務所に訪問する機会は大幅に減少しました。では電子申請がスタンダードではなかった１０年前と比較して、社労士事務の業務効率化は実現できたのでしょうか。社労士事務所の生産性はアップしたのでしょうか。実現できたと感じている先生もいらっしゃると思いますが、
「電子申請を取り入れて便利にはなったけど、業務効率化、生産性アップが実現できた！という印象はあまりない」
という印象をお持ちの方は多いと思います。

電子申請は届出の手段にしか過ぎない。

手続き業務の工程を5つのフェーズで考えたとします。

手続き業務の工程

顧問先から個人情報や給与データを回収する
業務ソフトにマスターデータを入力する
業務ソフトで申請書を作成する
行政に申請する
申請した結果を顧問先に報告する

給与計算を受託していない顧問先の給与や個人情報、マイナンバーの回収は苦労します。また、業務ソフトをしっかり把握していなければ、マスターデータの登録作業、月変チェック、年齢到達チェック等に時間がかかります。最近は法改正や様式変更が多く、顧問先へのヒアリングや申請書作成に時間がかかります。つまり、最近の手続き業務は、届出のフェーズよりも、１〜３のフェーズが課題であり、以下のような課題も業務効率化のボトルネックになっています。

課題１、業務の進捗管理が難しい
手続き業務の依頼は、顧問先訪問、電話、メール、FAXなど色々な経路で受理します。案件をエクセル等に記録して管理されている事務所も多いですが、事業規模が拡大し、顧問先が増えてくると、作業漏れや記憶違いも発生しやすくなり、ミスも増えてきます。

課題２、給与計算を受託していない顧問先の給与データ
社労士事務所では顧問先の賃金について、勤怠データ含め全体の賃金データを把握することは、大変重要であり、また実務の上で必要なものです。「給与計算」を受託していない顧問先は、その賃金の把握は各月の帳票を借りて、またそのコピーをとったり、またその写しをもらって、そのデータを転記したり、表計算ソフトにデータを打ち込んだり、時には事務所の「給与計算」ソフトにデータを登録されているのではないでしょうか。

課題３、毎月発生しない業務の期限管理が難しい。
３６協定は12月や３月に行う機会が多いですが、年度途中の有効期限になっている場合もあります。雇用継続、育児休業の管理や、助成金の計画書、支給申請書など、毎月発生しないけどたまに発生する業務は、予定管理の一元管理が重要です。この一元管理ができていないことの届出漏れやミスは、事務所全体の業務に影響を与えます。

課題４、就業規則や育児休業の規程作成が増えた。
長時間労働の対策、休職ルールの見直し、定年の見直しなど、働き方改革と相まって就業規則の依頼は増加傾向にあります。就業規則に合わせて育児休業規定やその他の規定も作成する機会も増え、手続き業務に向き合う時間が確保できず、チェック不足によるミスが発生しやすい傾向にあります。

課題５、マイナンバーの苦手意識
年金機構がマイナンバーに対応し、ハローワークへの届出もマイナンバーが必須の時代です。しかし、数年前の「なりすましが横行する」「個人情報が芋づる式に抜かれる」「個人のお金の流れが筒抜けになる」などネガティブな情報が先行し、不安を煽るようなメディアの影響も受けたことで、マイナンバーの取り扱いに不安な気持ちを持っている人が多いです。社労士事務所の現場でもマイナンバーではなく基礎年金番号を収集するベテラン職員も多いようです。また、電話、メール、FAX、Cellsドライブ、Chatworkなど、色々な収集経路でマイナンバーを回収しているのも業務効率化の課題の1つです。

課題６、職員が作成した申請書チェックが大変
事務所の職員が給与計算、入退社手続き、月変、算定、年度更新等の申請書を作成し、所長が最終チェックをする。または所長が最終チェックをして電子申請を行う、といったスタイルで業務を行なっている事務所は多いと思います。普段、顧問先訪問や規定作成、人事制度構築を行なっている所長にとって、手続き業務や給与計算のチェック作業は効率性が求められます。普段マスターデータを見る機会が少ない所長は、色々なデータを見なければチェックができず、印刷して紙ベースのチェックになりがちです。