導入事例

「WEB明細」利用による社労士事務所と顧問先の業務改善事例  〜社会保険労務士岩野麻子事務所〜

今回の取材では「社会保険労務士 岩野麻子事務所」代表の岩野 麻子先生にお話を伺いました。

IT化などの業務改善により自由度の高い「社労士の働き方」を推進

岩野先生は「すべての働く人々に、QOL(Quality of Life)の向上を。」を理念として活動されており、顧問先企業の成長に寄り添った経営を行っています。また、岩野先生の事務所では、IT化などの業務改善を推進することにより、週休3日制など、自由度の高い働き方を実現させています。この記事では、それらを推進する上で、当社システムがどのように役立っているのか、そして「WEB明細 BY CELLS」(以下 WEB明細)の導入により、顧問先、そして社労士業務にどのような影響があったかをお聞きしました。

派遣先の常駐社員がいる顧問先に「WEB明細」を提案し、「顧問先」と「事務所」双方の業務効率化を実現

———岩野先生は2017年にIT導入補助金を利用して、「WEB明細」を含む当社製品を導入いただきましたが、導入前から「WEB明細」の引き合いはあったのでしょうか?

岩野先生:導入前からインターネットを通じた給与明細の配信には興味はありましたが、実際どのぐらいの顧問先にニーズがあるか分からなかったため、前向きには検討していませんでした。ただ、「WEB明細」を必要と感じている顧問先があることは確信していました。

実際、弊事務所での「WEB明細」の導入を決める際に、派遣業を営む顧問先の担当者さんに確認してみたところ、その担当者さんは派遣先に常駐している社員に紙で給与明細を郵送するのが大変だと感じており、従業員の方からもインターネットを通じての給与明細配信に対して要望を多数いただいているとお聞きました。そのため、IT補助金を活用し、その顧問先には「WEB明細」をお勧めして、導入していただいています。

給与明細の封入業務や、郵送費も減少

———現在「WEB明細」を利用している顧問先は、以前はどのようなことでお困りでしたか?

岩野先生:「WEB明細」導入前は、社長の奥さんが一言ずつコメントを書いて郵送していました。「WEB明細」を導入してからは郵送の手間が無くなって他の業務に手を回せるようになり、郵送していたときに比べてコストもかからなくなったと喜んでいました。

※下記は「WEB明細」導入前と導入後のフローをまとめた図です。画像をクリックすると拡大表示されます。

【Before】

【After】

コロナの影響で、事務所内でのさらなる効率化も検討

———岩野先生は積極的に社労士事務所の業務改善に取り組まれていますが、今後はどのような取り組みをお考えですか?

岩野先生:コロナの影響でより事務所の効率化を図る必要があると考えるようになりました。
今年の4・5月は、緊急事態宣言もでていたため弊事務所のスタッフに基本的にはテレワークで勤務を行うよう指示しました。ただ、出社しないとどうしても出来ない業務の中心が、印刷された給与明細の発送でした。

「WEB明細」を導入いただいている顧問先に関しては、給与明細に関連する業務を弊事務所に出社せずにスムーズに遂行できたため、今後も「WEB明細」の導入を希望される顧問先があれば、導入をお勧めすることで、顧問先及び弊事務所全体の業務効率化を図っていこうと考えています。

顧問先への導入の決め手は「高齢の方でも扱える簡単さ」と「直感的に操作できる管理画面」

———「WEB明細」はどのような方法で顧問先にお勧めしましたか??

岩野先生:「WEB明細」を導入した顧問先の一社は建設業の会社で、ご高齢の従業員が多かったため、「高齢の方でも使えますか?」など使い勝手に関する心配のお声はありました。
ですが、御社の「WEB明細」にはスマホ用マニュアルも用意されていましたので、「こんなに簡単ですよ、だから高齢の方でも大丈夫です。」とお伝えし、「それでも使い方が分からなかった場合連絡いただければいつでもご説明します。」ともお伝えした上で、「WEB明細」の導入をお勧めしました。

あとは、管理者側の画面に関しても、顧問先の人事担当の方が何か困るような難しい仕組みにはなっていないため、通常の紙での配布に比べてWEBでの配信が手軽で、料金的にも手軽に導入できる価格だったため、業務効率化のためにも導入したほうがよさそうだと顧問先と話がまとまり導入の承諾をして頂きました。

———「WEB明細」をご案内する時に持っていく資料などはありますか?

岩野先生:「WEB明細」の事業所向けのマニュアルと、従業員向けマニュアルとして給与明細を受け取る側が「WEB明細」にログインした後、どのように明細を閲覧するのかが記載されているマニュアルの2つをセットで持っていっています。

他にも紙から「WEB明細」にするときのメリットや業務フローがまとまっている資料があれば、自分たちの熱量と合わせてより説得力のあるご提案ができると思います。

紙での特別感も大事。顧問先に合わせた提案を

———それでは最後に、「WEB明細」を検討されている方に一言お願いします。

岩野先生:これからの時代は紙で給与明細を渡す機会は減っていくと思いますので、毎月渡す給与明細については、WEB配信にすると便利だと思います。
ただ、顧問先それぞれの考え方や習慣がありますので、紙で手渡す特別感も必要だと思います。

顧問先への提案で使える一つのツールとして、「WEB明細」があるのではないでしょうか。
ですので、もし給与明細をWEB配信したいという顧問先がありましたら、是非「WEB明細」の導入をお勧めして業務効率化を図ってもらいたいと思います。

———本日は貴重なお時間をありがとうございました!これからも当社を宜しくお願いします!


「WEB明細 BY CELLS」をご検討中の方は下記より製品概要をご確認ください。
※「WEB明細 BY CELLS」は「Cells給与」をご利用いただいているお客様のオプション機能です。
岩野先生の「台帳」を利用した業務効率化に関する取材記事はこちらをご確認ください。

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Cells給与 製品ページ

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