Cells Inc.

労務統合管理システム「台帳」

社会保険労務士 岩野麻子事務所 岩野麻子様

約 9 分

社会保険労務士 岩野麻子事務所

所在地    東京都中央区築地
活用ファイル 保険料通知、月変チェック、賃金ファイル
台帳 使用歴 約3年

TOPICS

 顧客情報の集約
 Chatworkを使って顧問先との関係を構築
 顧問先からの入退社連絡情報は「紙・メール」から「WEB経由」へ


今回取材に伺った社会保険労務士 岩野麻子事務所様は、2007年に開業されました。
岩野先生は「すべての働く人々に、QOL(Quality of Life)の向上を。」を理念として活動されており、企業の成長に寄り添った経営を行っています。また、岩野先生の事務所では、業務の改善とIT化によって週休3日制を実現し、自由度の高い働き方へと改革が進んでいます。そのような働き方を推進する上で、弊社システムがどのように業務に役立っているのか、そして「台帳」導入後、業務にどのような影響があったかについてお聞きしました。

ちらばっている顧客情報の管理が課題だった

———導入されてから約3年経っていますが、導入のきっかけとなったポイントを教えてください。

岩野先生:きっかけはIT導入補助金です。最初は、持っているソフトが弥生給与しかなかったんです。だから、顧客情報がちらばってしまっていて。給料に関わる部分だけ情報が集約されてる状態だったので。まずセルズの「台帳」を導入することで顧客情報が集約されたので、そこはすごく助かりました。

そもそも、e-Govで直接電子申請してたことも昔ありました。そのときは、前に届出した紙を見ながら申請してました。顧客情報が集約してからは、いろんなところを見なくても申請できるっていうのと、あとは「台帳」の顧客情報を使ってそのまま電子申請が完結できちゃうところがありがたいです。

電子申請も、最初は公文書をダウンロードしなきゃいけなかったのが、ダウンロードしなくてよくなったのでそれが楽になったと感じています。

◇顧問先への公文書提供はワンクリックで実現

「台帳」の電子申請一覧で、公文書の出ている手続きを「公開(アップロード)」とすると、顧問先の専用ページで公文書が閲覧できるようになります。つまり、公文書をメールに添付して送信する必要がなくなります。
顧問先の専用ページに公開した公文書は、法定期間(4年)閲覧できます。紙でファイリングしていくと控え書類が積み上がっていくので書類の廃棄をしないといけませんが、「台帳」の公文書アップロードを使えば廃棄の処理は不要です。

(データはすべてサンプルを利用しています。)

社労士事務所側

顧問先側


Chatworkを使って顧問先との関係を構築

岩野先生:弊所は、お客さんとのコミュニケーションツールとして、Chatworkを導入しています。「台帳」とChatworkを連携させることで、「台帳」のCellsドライブ経由で入手した入社・退社の連絡をはじめ、お客さんからどんな連絡が来たかがざっと分かります。私が担当していないお客さんでも、どんな人の出入りがあるかどうかはChatworkでざっと見れるのが良いですね。
外出先でもスマホ等でChatworkを見ていると、「設立したばかりの会社で離職が続いている」とか、会社の変化に気づくことができますね。

◇Chatworkとは?
複数ユーザーで情報を共有するためのグループウェアです。「Chatwork」は、ビジネス版「LINE」とも言われ、銀行レベルのセキュリティ水準が保たれています。LINEでは、電話番号やFacebookなどで「あれ?この人知り合いなの?・・」となるケースもありますが、個別にコンタクト申請が必要なChatworkは、無差別に繋がる恐れがありません。つまり、クローズドな状態でやり取りを進めることができるのです。また、LINEには既読機能があり、「伝えた内容見ているのになぜ返事が遅いの?」ということもあります。社労士事務所は複数の企業から依頼を受けて業務を行ない、すぐに返事ができないケースが多々ありますが、チャットワークには既読機能がありません。連絡事項は届いているけれど返事をする優先順位付けは社労士事務所側で自由に行えます。これがChatworkの良いところであり、社労士事務所業務との相性は抜群です。
◇Cellsドライブとは?
「Cellsドライブ」は、社労士事務所とクライアントを繋ぐクラウドサービスです。
マイナンバー管理、公文書等のファイル送受信、ファイル保管、個人情報・会社情報の共有、入退社等連絡、メッセージ一括送信、給与入力表など人事労務に関する機能を搭載しています。
Cellsドライブは、「台帳」保守契約範囲内(追加料金なし)でご利用可能です。
「台帳」とChatworkの連携でできることは、こちらからご確認ください。

顧問先からの入退社連絡情報は「紙・メール」から「WEB経由」へ

岩野先生:最初は、お客さんから入社・退社の情報をもらう時は「保険加入連絡票」みたいなExcelを送って、お客さんに情報を入れてもらっていました。その後、お客さんから返送されたデータをもとに自分で手続きに個人情報を転記していました。

今は、Cellsドライブの入社・退社連絡で9割方その方法で情報をもらい、社労士事務所側で確認して申請というやり方をしています。この機能は、業務効率化にすごく役立ちました。

———ありがとうございます。入社・退社連絡業務のうち9割がデジタル化されているのですね!


給与計算を受託していない顧問先でも、給与データを入手して手続きに利用

弊所は、給与計算をしていない顧問先も、相談業務のみの顧問先でなければ給与データを全部取り込みしています。毎月同じフォーマットのExcelで勤怠や給与のデータが入手できるところは、「台帳」にデータを登録していますね。情報を取り込んでおくと、保険料が正しい料率で計算されているか、月変に該当しないかをチェックできます。月変チェックをしたら、その流れでそのまま手続きに進むようにしています。

せっかくデータを蓄積しているので、来年からは年に1、2回くらい、例えば会社の決算のタイミングなどに合わせて打ち合わせ予定を立てたいと思っています。打ち合わせ時に持っていく資料として「賃金分析」も活用したいと思っています。賃金が高いのか低いのか、従業員の年齢構成はどうなっているのかなどのグラフがあれば、顧問先は現状を理解しやすいと思います。


———台帳を導入しようと思っている方に向けて一言お願いします。


岩野先生:総じて本当に使い勝手もよくて、お値段も使いやすい価格帯にしてくださったので、みんな助かっているという意見を持っています。ありがとうございます。

———本日は貴重なお時間をありがとうございました!これからも当社を宜しくお願いします!


「台帳」をご検討中の方は、下記より製品概要をご確認ください。
岩野先生の「WEB明細」を利用した業務効率化に関する取材記事はこちらをご確認ください。

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