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労務統合管理システム「台帳」

縹事務所 大野清氏

約 8 分

縹事務所
所在地   愛知県名古屋市
活用ファイル 主要手続き全般
台帳 使用歴  13年
TOPICS
 2019年春迫りくる電子申請義務化の流れを実感
 紙と電子のバランスは事務所のペースで採用
 「台帳」なら誰でも高いクオリティの届出作成ができる。

今回取材に伺った大野先生は、愛知県名古屋市で2名のスタッフとともに縹事務所を運営されています。
台帳利用歴は13年、そして電子申請歴3か月。永らく紙ベースで台帳を利用してこられた中で、2020年4月からの電子申請義務化を前に電子申請に踏み切った背景をお聞きしました。

キッカケは2019年3月、年金事務所の一本の電話から

電子申請義務化のことは聞いていて、やらなければと常に頭の片隅にはありました。
身内に頼んで社労士の電子証明書を取得したのが2018年の11月のことです。

2019年3月に年金事務所から電話が入りました。関与している顧問先に2020年からの電子申請義務化指定に該当する会社があり、今後の電子申請の対応予定を確認されたのです。紙で届出をしてきましたが今までこのような連絡が来たことはなく、国の電子化に向けた本気度を感じました。

しかし私を含めスタッフは、恥ずかしながらパソコンが得意ではありません。むしろITアレルギーを持っているくらいで、このまま「電子申請に対応しろ」と言われても恐怖心しかありません。
しかし業界は確実にデジタル化に向かっていて、この流れは中小企業にも及ぶでしょう。
いよいよ観念して、電子申請に取り組むことにしたわけです。

電子申請を始めて3か月の今

義務化指定が予定されている9手続きのうち、6手続きまでが習得できました。
まずは得喪関係の手続きから、SRに加入している事業所もあるので電子申請ができないかと思っていましたが、利用届を発行してもらい
電子申請にも対応できそうです。

SRや事務組合に加入している場合(※母体運営していない場合)、かつては雇用保険の電子申請ができませんでしたが、現在は「労働保険事務組合の長が予定する者個人の電子証明書の利用届(通称:利用届)」を添付することで電子申請ができるようになりました。
これにより現在はほとんどの得喪ケースは電子申請ができるようになっています。

申請時の具体的な申請時の取り扱いやポイントはこちらをご覧ください。
事務組合を母体として運営しており理事長が社労士の場合は、提出代行を用いずにその理事長の社労士の電子証明書により電子申請ができます。

今はまだ電子申請操作のインプットに精一杯で、便利さを実感する余裕はありません。ただ、役所に行く頻度は減りましたし、感覚的には電子申請のほうが行政対応が柔軟な感じがします。

手続きもイレギュラーなものは紙で、標準的な内容は電子申請でと使い分けています。所内では申請はスタッフに任せて、返戻対応は私の出番ですね。
ひとまず、電子申請を業務の軌道に乗せられるめどが立って少し安心しました。
2019年10月には日本年金機構からGビズIDに関するお知らせが出されました。
正直、今後手続きがどうなっていくかのかは予測不能で、不安ではあります。
しかし今回事務所が電子申請に踏み切ったことで、将来業界がどのように舵を切られても追随していけるのではないかという、希望が持てました。

公文書は紙でほしい、それでも使いたい公文書チェック

メインで電子申請処理を習得されたスタッフの金澤さんにも、電子申請の使用感についてお聞きしてみました。

金澤さん
顧問先への決定通知書は、基本的にすべて紙で渡しています。
だから社会保険の電子申請公文書はすべて「紙での通知を希望」しています。
でもあれ、公文書を紙で貰ってしまうと、取得届の公文書チェックが使えないんですね!!
取得時の健保番号や基礎年金番号の突合機能は便利で、公文書チェックを使いたいから取得届だけは紙の通知を希望しないようにします!

公文書チェックは、「台帳」に登録されている基礎年金番号や雇用保険被保険者番号などと相違がないかをチェックし、正しい情報を個人情報に取り込むことができます。

      【公文書チェックの機能詳細はこちら】


「パソコンは苦手」とおっしゃりながらも、事務所のやり方とペースに合わせて電子化を無理せず少しずつ取り組まれている様子が伝わってきました。

電子申請に二の足を踏んでいる方へメッセージ

私にとって最初のハードルは、電子証明書の取得でした。
しかし電子証明書は個人や企業にも発行されるもので、社労士でなければ取得申請できない分野ではありません。思い切ってパソコンに詳しい身内に頼みましたし、頼める範囲は周りに頼って進めていけばいいと思っています。

そこからの準備は、セルズのサポートセンターにお願いして、一つひとつ用意していくべきものとデータ入力、環境準備を進めてきました。
時にはファイル名の変更が分からず遠隔操作で教えてもらったことも。
セルズさんにのぞむことは、私のようにやる気はあってもどう電子申請に手を出していいかわからないユーザーのために、ぜひ出張サポートを有償でいいから再開してほしいですね。

最後に、台帳を使うことのメリットについて

これまで電子申請をしなくても台帳をずっと使い続けてきたのは、最大限活用できるデータの有用性にあります。
従業員と給与データをもとに、基幹業務である得喪業務、月額変更届、算定基礎届、賞与支払届、年度更新、すべてに繋がっています。
被保険者数が多い事業所でこれらの手続きを手書きすることは、正直もう考えたくありません。
誰でも一定のクオリティを保った届出が作成できる点や、手書きをしなくて良いというだけでも、台帳システムはなくてはならない存在です。


短期間での電子申請習得をされた状況をリアルにお聞かせいただき、ありがとうございました。
また弊社のサービスについても率直なご意見を頂き、今後ぜひ検討いたします。
今後も来る業界の電子化に向けて、セルズがバックアップをしていきます!


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