Cells Inc.

労務統合管理システム「台帳」

【導入事例】樋口保険事務所 樋口 英彰氏

約 9 分

樋口保険事務所
所在地   滋賀県彦根市
活用ファイル 賃金ファイル、電子申請
台帳 使用歴  約18年
TOPICS
 セルズソフトは『業務に欠かせない存在』
 『賃金ファイル』を使わないのはもったいない!
 避けては通れない、『電子申請』
今回取材にご協力頂いたのは、滋賀県彦根市を中心にご活躍中の樋口保険事務所 樋口 英彰先生です。

1999年に弊社が業務ソフトとして初めてリリースした「最適給与」を導入してくださって以降、セルズソフトを約20年の間、ご愛顧いただいております。
労務統合管理システム「台帳」が日頃の業務でどのようにお役に立てているのかお話を伺いました。

「台帳」導入のきっかけを教えてください

台帳の導入前は、手続きのために顧問先から頂いてきた給与データは
全て支給控除一覧や賃金台帳といった紙ベースでした。

離職票の作成や年度更新の集計作業の時は、
それらを1枚1枚目視していたので、とても苦労していましたね。

なんとか紙ベースで大量に存在する賃金の資料を
効率よく管理できないかと思っていた矢先に、
賃金管理に特化した賃金ファイルの機能を持つ『台帳』が
リリースされたことを知り、すぐに導入を決意しました。

『台帳』の導入から約18年が経ちましたが、今では『このソフトに出会えて本当に良かった!』と心から思っています。

ベテラン事務員の方に聞いてみました。「賃金ファイル」の魅力とは?

樋口保険事務所では、台帳に搭載の『賃金ファイル』を一早く活用されています。
普段から顧問先の給与データを賃金ファイルに登録し、管理されているベテラン事務員の皆様にも、その魅力をお伺いしました!

【~賃金ファイルとは?~概要についてはこちらから確認できます。】

事務員Uさん
ずばり賃金ファイルの魅力は『月額変更の対象となる人のチェック』が充実しているところ。
賃金ファイルでは総支給額のみならず、各手当項目ごとに賃金管理ができます。

固定手当の設定もできるので、『固定的賃金の変動』の有無を見て、
月額変更届の対象者であるかを判断するようになっています。

この機能のおかげで月額変更届の手続き漏れを大幅に減らすことができました。

事務員Kさん
私は社労士事務所で顧問先の賃金を管理することは、とても大切なことだと考えています。

賃金ファイルには『社会保険料チェック』や『基本給単価チェック』の機能もあるので、
控除する社会保険料の間違いや昇給の有無も簡単に確認できるのがいいですね。

あと、毎月の給与データ登録には『シート入力』の方法を使っていますが、
その理由は、他の計算間違いにも気がつけるからなんです。

手続きのために給与データを頂いて、機械的に登録して終わるのではなく、
給与計算の間違いも指摘してあげることができれば、顧問先も喜ばれますよね。

これがまさに賃金ファイル活用の醍醐味だと感じています。

事務員Iさん
時期的に年度更新の準備を始めていますが、この時に欠かせないのが賃金ファイルにある、
特定の手当を「労働保険雇用保険の集計対象外」とする機能です。

台帳の事業所ファイルの『給与データ』にも、総支給額は登録できますが、
労働保険雇用保険の集計対象外となる手当の金額を、総支給額より減算する作業が必要になりますよね。

人数が多ければ多いほど大変な作業となるため、これに要する時間を省略できるのは本当に有難いです。

賃金ファイルに対して、初めは「データをスムースに登録できるだろうか?」と抵抗を持っていたと仰るスタッフの皆さん。
しかし、毎月の給与データをしっかり管理されて来られ、今となっては賃金ファイルの良さを各々、感じておられる印象を受けました。

電子申請も始められたそうですが、そのキッカケと使ってみて感じたメリット・デメリットは?

樋口先生
政府は政府・地方・民間すべての手続きの電子化を実現するため、昨年(2018年)の1月に「デジタル・ガバメント構想」という、電子行政に関する政策を掲げましたよね。
来年(2020年)には大企業で手続きの電子申請義務化も予定されているので、今後、電子申請は手続きのスタンダードになっていくのではと思い、弊所でも電子申請を始めようと決意しました。

事務員Kさん
電子申請のメリットはやはり大幅な時間短縮。

台帳に個人データを確実に登録しておけば、ボタン一つで手続きデータを作成できるので、
今まで手続きの書類を1枚1枚手書きしていたことを考えると、もう紙での手続きに後戻りできません(笑)

いつも後回しにしていた手続き以外の業務にも、時間を割けるようになったので、業務効率は格段に上がりました。
台帳のAPI電子申請には、本当に助かっています!

事務員Uさん
電子申請のデメリットは「ない」と言えばウソと思われるかもしれないですが、電子申請での手続きの進捗状況の確認や公文書の取得については、
自分たちで行わないといけませんので、正直、私たちスタッフの間で「本当に管理できるのだろうか」と、とても不安でした。

しかし、台帳では電子申請した後、管理画面に進むと、各申請の進捗状況を自動的に更新してくれるのでとても助かっています。
申請エラーの確認や公文書のダウンロードも、同じ管理画面の中でできるので、特に不自由さは感じないですね。

現在はダウンロードした公文書をサーバーに保管していますが、将来的にはCellsドライブの『公文書アップロード』を
顧問先に紹介して、徹底したペーパーレス化にも取り組みたいです。
【~公文書アップロードとは?~概要についてはこちらから確認できます。】

最後に「台帳」へのこれからの期待をお聞かせください!

今後、最適給与ソフトを皮切りに、台帳やCells給与についても、
クラウド化するとお聞きしました。

顧問先からお預かりした給与データを管理することは、
円滑な労務管理手続きのためには、やはり大事なこと。

それ以外にも、顧問先が抱えている問題の把握にも役立ちます。

台帳とCells給与の連動がよりスムースにとなり、
より簡単な賃金の管理とそのデータを活用した顧問先提案ができる
ソフトになることをとても楽しみにしています。

━貴重なお話誠にありがとうございました。また弊社ソフトのご利用誠にありがとうございます。今後の事務所発展のため、私たちもお手伝いできれば幸いです!!

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