Cells Inc.

労務統合管理システム「台帳」

【導入事例】社会保険労務士法人SOUMU 草村 健一朗 氏

約 18 分

社会保険労務士法人SOUMU
所在地   栃木県宇都宮市
活用ファイル 電子申請、Cellsドライブ、書類送付
台帳 使用歴  約15年
TOPICS
 デジタルツールを使いこなす最先端の社労士
 マクロで台帳から出力したデータを有効活用
 ChatworkとCellsドライブで顧問先とコミュニケーション
今回取材に伺った草村先生は、現在栃木県宇都宮市を中心に活躍している社労士で開業してから15年以上に渡り「社会保険労務士法人SOUMU」を運営されております。また、「とちぎ障害年金相談センター」を別途経営しており、障害年金の申請を得意とされている先生です。今回の取材ではソフト黎明期から弊社ソフトを利用されている草村先生に現状の業務のなかで「台帳」をどのように活用されているのかをお伺いしました。

「台帳」は自分でExcelをカスタマイズできて使いやすい

草村先生
「台帳」を導入してからは既に15年弱使っています。導入した当初はまだソフトが普及していなかったので、当時ベテランの先生からするとソフトなんか要らないという声がありました笑 確かに当時は入退社の手続きも当然手書きでしたからね。ただ、一部の社労士が既に導入していて印刷とかが楽になると聞いていましたし、同じデータであれば使い回せたほうが二度手間にならずに済みますので、個人情報や住所のデータは自分でMicrosoft Accessでプログラムを組んで作っていたことがあります。ただ、通常業務もあるなかで自分でソフトを組んでいる時間も取れず、ソフトを導入後にデータを入れ直すのも大変だと思いました。それならもう導入してしまおうと、導入を決めました。
セルズ 金田
弊社製品を長年ご利用いただき、ありがとうございます。弊社のソフトをお選びいただいた理由を教えていただけますか?
草村先生
「台帳」はMicrosoft Excelで組まれているので、そのデータを出力してカスタマイズできる点が魅力的でした。他社の製品ですと既にソフトが固まっていてあまり活用ができない仕様だったんですよね。自分である程度マクロを組むことができるので、出力したものを加工してデータ集計したり、当時は顧問先も少なくて営業もしていなかなければならないときに、オリジナルの資料の作成をするにも当然Excelの方が便利で、かつ転用がきくので「台帳」を選びました。

大切なことは業務で利用できるか。
「台帳」は紙での手続き管理でも役に立っています

セルズ 金田
草村先生は開業されてから長年経っていますが今は労務相談が中心ですか?それとも手続き業務などが中心ですか?
草村先生
今でも手続きは多いので手続き業務も行っています。ただ、人数規模で手続き業務を行うかどうかの切り替えをしていますね。例えば小さいところで50人規模くらいのところであれば受諾して、300人くらいの規模の場合には企業内で手続きしていただいたほうが効率がいいという話をさせていただいています。あとは10人くらいのベンチャー企業の場合にははじめは時間がないから受けて、でも大きくなってきたら発展して切り離すなど徹底しています。そのような業務の受け方をしていますし、手続きにはソフトも活用していますので、あまりスタッフを抱えなくてもやっていけています。
セルズ 金田
人数規模での取捨選択をされているんですね。また、ソフトがお役に立てているということで嬉しい限りです。具体的に業務の中で「台帳」がお役に立てているところはありますでしょうか?
草村先生
他社さんのクラウドソフトだったりすると「書類がない前提」としてソフト制作をしているように感じることがあります。例えば、地味ですが「書類送付」処理ファイルを利用しています。デジタル化が進んでいるといっても、年金はまだ紙で手続きしないといけないですし、助成金の仕事でもまだ紙での仕事が発生しますので、「書類送付」のファイルなどが役立ちます。あとは、産休や育休などの制度説明資料がExcelファイルで入っていれば自分で中身をカスタマイズ出来るので、小・中規模のお客様だと都合が良いです。

また、大規模のお客様の場合にはクラウドの製品などを自社内で用意していただいて、私達にもIDとパスワードを振ってもらって情報を確認し労務監査をするようにしています。

ただ、大企業になるまでの段階では仕方がないですが、無茶振りをされることも結構あります。そうすると、ある程度応用が利くシステムでないと対応ができません。それがいまでも「台帳」を使い続けている理由です。

セルズ 金田
ありがとうございます。弊社のシステムは併設の社労士法人で実際に利用している帳票なども多いので現実と乖離していない製品が作れていると思います。また、先程、提案書類として出産と育児のお話がありましたがどのようにご利用いただいていますか?
草村先生
「出産と育児」の機能は結構な頻度で利用させていただいています。出産日と予定日を入れるだけで簡単に帳票が作成できますし、説明資料として分かりやすいので顧問先の従業員さんにも渡してくれという話はしています。ただ、内容的にはあくまでも制度的な内容になるので、追加で大体どのくらいで給付金が入るだとか、聞かれたらフォローをする体制はとっています。

スタッフさんが多い社労士事務所だと、提案資料をPowerPointやWordで作成したりするのでしょうけど、結局私たちくらいの規模だと、現場のことも並行して捌かないといけないので、資料を作成して提案しなければならないと分かっていても、時間的に難しい。そうするとテンプレから作成して、カスタマイズが出来るとすごく有難いです。

セルズ 金田
導入のきっかけのところでもお話いただきましたが、草村先生は出力帳票だとか、Excelに出力してカスタマイズできるところに、一番メリットを感じていらっしゃるんですね

台帳のクラウド機能「Cellsドライブ」も含めた複数のツールで業務を管理

セルズ 金田
顧問先様との関わりのなかで「Cellsドライブ」はご利用いただいていますか?
草村先生
「Cellsドライブ」は利用しています。全部の顧問先ではなくて、例えばITリテラシーが高いところで提案して大丈夫というところと、年配だとしても例えば業種的にホテルのようないわゆるネットの予約をしているところなどではシステムに慣れているのでお客さんの習熟度に応じて、提案できるところだけにご利用いただいています。

活用方法としては「Cellsドライブ」と「Chatwork」を完全に連動させて、手続きなどが終わったらCellsドライブにその内容がすぐにあがるようにして、Cellsドライブ自体を見なくても、Chatworkさえ見ていただければ、誰の何の手続きが終わったというのは分かりますから、不安感を拭うことができます。そのため、困ったらとにかくChatworkを確認してくださいという案内にしています。

セルズ 金田
「Chatwork」や「Cellsドライブ」を利用していない顧問先様もあるかと思いますが、使っているところと使っていないところの管理はどのようにされていますか?
草村先生
Cybozu社の「kintone」を使って管理しています。「kintone」の中に顧問先の管理リストを作成して、例えばここは「Cellsドライブ」を使っているとか、「Cellsドライブ」を使っているけれど顧問先にデータを公開していないなど、細かく管理しています。

給与ソフトも、例えば、御社の「Cells給与」を使っているとか、他社製品を利用しているとか、そういったところまですべて管理しています。

また、黎明期から「DocuWorks」を導入してペーパーレスにしていますが、私たちの事務所ではあえてセミペーパーレスというか、完全にはペーパーレスにはしていません。

例えば、賃金台帳なんかは2年分くらいは紙で置いています。パッと見る時とかは、いちいちプリンターから出力するのも面倒ですし、震災を経験していますので、計画停電の際などにはすべてデジタル化していると結局何の役にも立たなくなってしまうこともわかっていますからね。

パッと分かることが全くできなくなることを体験しているので、電気が使えなくなった時も考えて、最低限のことは紙で分かるようにしておこうということで、紙とDocuWorksと、kintoneとChatworkと、今は「Cellsドライブ」と、それらを全部組み合わせたハイブリッド型で仕事をしています。

セルズ 金田
草村先生の事務所ではデジタル化がすごく進んでいますね。顧問先ごとにカスタマイズして、完全に管理を分けられているんですね。
草村先生
管理自体はとても大変です。ただ、私たちのやり方はこうだからと顧問先に押し付けてしまうのは楽ですが、押し付けをしていると客層が限られてしまいますし、正直つまらないのです。

押し付けをしていれば管理は楽でしょうし、仕事も楽だと思いますけども、結局そうすると新しい仕事や面白い仕事を取れなくなります。

様々な変化があって、お客さんが成長したら、成長に併せてこちらも対応していったほうがお互いよりよい関係になれますしね。
手に負えなくなってくるようであれば私たちの事務所では抱えきれないお客様になるので、知り合いの大きい事務所を紹介したりしています。

売上ももちろん上げますが、手に負える中で仕事をやるというのが私たちの事務所の考え方です。働きやすさを考えて残業もほとんどありません。そのためには顧問先を緻密に管理することは必要な条件なのです。

ipadを含めた3台で業務をされている姿はデジタル化の最先端の社労士といった印象がありました。

草村先生の職員の方にもお話をお伺いしました。

セルズ 金田
「台帳」の中で気に入っている機能はありますか?
事務員さん
Cellsドライブの「公文書アップロード」機能はよく利用しています。これは本当に大好きな機能です!今までいったん公文書を保存してから顧問先に渡していましたが今ではボタン一発で渡せています。この機能をはじめて使ったときにはなんて画期的なの!?と思いました。ただ、公文書の保管期間が4年間なので万が一のことを考えると少し不安があります…
セルズ 金田
「公文書アップロード」機能はたくさんのユーザー様に利用いただいています。4年間の法定期間については他のユーザー様からもご要望をいただいておりまして、今後伸ばすことができるように弊社内で検討中です。また決まったら皆様にお知らせしますね。

<公文書アップロード>

事務員さん
あとは、もはや当たり前の存在になっていますが、台帳を終了するときの終了時のお知らせを確認し、お知らせの作成ができるところなどもよく使わせていただいています。
セルズ 金田
この業界は年齢要件が厳しいところがあるのでぬけもれしやすいですよね。「台帳」には検索抽出機能のようにできる限り業務のぬけもれを防ぐ機能がたくさんありますので、今後も是非ご利用ください。
事務員さん
要望としては担当者だけでなく、責任者も登録内容を確認するため「入社連絡画面」を印刷やPDF化できるようにしてほしいですね。いまではスクリーンショットを撮って保管するくらいしかできないので
セルズ 金田
貴重なご意見ありがとうございます。今後のバージョンアップの参考にさせていただきます!

最後に、まだソフトを使われていない先生方への一言をお願いしました。

セルズ 金田
最後に、これから「台帳」を導入しようと考えている社労士の先生の方に、何か一言頂けますでしょうか
草村先生
最近では「デジタルガバメント」がよく話題にでますが、直ちに手続きが無くなるということは無いですし、今後デジタル化していくとしても何かしらのツールを使って手続きを行っていくことになると思います。そのときにある程度ツールの知識があると情報に惑わされずに済むかと思います。

私が導入した当時は別として、最近始めた人って当たり前に電子申請が出来る環境にありますし、ソフトも今は選択肢があるくらい出回っていますから「やらない理由」が考えられないですね。

私は電子申請がすごく不便なIDとパスワード方式から知っていますが、そのときに比べると今の電子申請はかなり簡単になっていると思います。ここまで簡単なのに、やらないってことは、やる気がないとしか思えない。だから、社労士として手続き業務を行うことがあるのであれば、管理を含めて、ソフトを入れることは義務だと思いますね。

セルズ 金田
確かにいまの電子申請は初期設定も少なくなっていますし、すごく便利ですからね。草村先生はソフトを導入する際にはどのようなポイントに気をつけるべきだと思いますか?
草村先生
私の考え方としては、比較的中規模な会社では特に「台帳」がオススメだと思います。やっぱりExcelをカスタマイズ出来る部分が利点だと思います。要は自分で提案資料を作って提案していくような仕事のスタイルであれば、絶対こちらの方が良いと思います。
とりあえず手続きだけ処理できればいい、助成金しか提案しないというスタイルであればまた話は別になりますけれど。

また、1、2件顧問先をもったらすぐにソフトを導入したほうがいいと思います。私は10件くらいで導入しましたが、20件、30件になってからだとデータ入力が大変だと思いますよ。
開業してすぐはもちろん営業もしなければならないですが、私としては、すぐにソフトを購入して、こんな提案ができるんだと分かった上で営業などもしていったほうが効率がいいと思います。また、使える使えないは別としてソフトを使わないとデータ漏れして、業界の信頼を失ってしまうケースもあるので、まずはその担保から始めていくのもいいのではないでしょうか。

今はプラットフォームの時代ですのでソフトのことやツールのことは知っていて当然という状況でやらないと、今後業務をしていくのであれば遅れをとってしまうと思います。基幹ソフトでもどういうメーカーや特徴があって、どのように業務に利用するかというのははじめのうちにしっかり理解して導入していくのがいいと思います。

セルズ 金田
草村先生本日はありがとうございました!先生のようなデジタル最先端の社労士とお話できてよかったです。今後弊社では台帳のクラウド化も予定しておりますので、今後も「台帳」にご期待ください。

「台帳」の資料請求をする

「台帳」を実際に体験してみる