現在のチーム体制を教えてください。

台帳を導入する以前はどのような課題を抱えていましたか？

「私は事務屋ですが、手書きが嫌いなんです（笑）」
基本的にめんどくさがり屋なので、もっと業務を効率化できないか？と常に考えてきました。開業当時から手続き用の簡易ソフトやExcelを活用してきましたが、電子申請もない時代で効率化できる部分は限られていました。
セルズさんの「台帳」に出会ったのは、開業2年目です。今のように一括申請などはなく、電子申請が主流になる前の時代です。そのときは「年度更新」のみをデータで申請できる厚労省のシステムがあり、「台帳」でそのデータを作成することができました。それ以外の手続きは「台帳」で手続き用紙を作成していました。
その後、e-GovのHP上で通常申請（※2）ができるようになりましたが、とても社労士業務に活用できる利便性も機会も無く、ほとんど使うことはなかったです。本格的に電子申請で手続き業務を行うようになったのは、「台帳」が一括申請に対応した時です。ソフトで電子申請データを作成できるようになったことで飛躍的に電子申請が簡単になり、一気に業務効率化が進みました。

※1 一括電子申請…社会保険・労働保険関係手続の電子申請・届出などに係る電子申請システムの一括申請公開仕様に基づき 作成された申請・届出データを、一括申請機能の利用により、 複数件まとめて申請・届出を行うことができる申請方法のこと。
※2 通常申請…民間ソフトを介さず、e-gov（電子政府の総合窓口）上で直接入力する電子申請のこと

電子申請以外でも「台帳」はお役に立てていますか？

「台帳は、事案ごとに必要な機能が纏まっており、取りこぼしなく一連の流れで処理できます。実務を熟知した人が作ったんだなと感じます。」
例えば、「取得」「喪失」機能一覧。それぞれの場面で必要な処理機能がこの画面に詰まっています。
これにより、業務スピードが上がることは元より、手続き忘れを防ぐこともできます。あとは、最近極端に相談が増えた産休や育休の手続きに役立つ「出産と育児」。「給付額はいくら？」「お休みはいつまで？」など、お休みに入る従業員の方の不安を取り除く説明資料を簡単に「台帳」で作成できるので重宝しています。また、「1年変形カレンダー」は以前はExcelや電卓を駆使して、限度チェックを行って作成していました。この機能では、条件を入力すればソフトが計算してくれるので、作成時間が大幅に短縮されたことは言うまでもありませんよね。

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10年ほど台帳をご愛用いただくスタッフの方にもお話を伺いました。
「個人BOX」というクラウド上の保管庫はとても助かっています。手続きが発生すると、顧問先担当者の方が色々な書類を送ってくれます。中には「今回の手続きには添付不要だけど、将来的に使うかも」というものも。そんな時に迷ったらとりあえずPDF形式にして「個人BOX」に入れておきます。そうすると突然その書類が必要になったときにもすぐに対応できるので助かっています。

あと、「年齢チェック」機能は毎月のルーティーンとして活用しています。
全事業所を対象に、瞬時に介護保険該当の40歳や70歳到達者等の従業員をピックアップしてくれるので、手続き漏れを防ぐことができています。
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• 「取得」「喪失」機能一覧
• 出産と育児
• 1年変形カレンダー
• 個人BOXで機密情報を管理
• 年齢・検索抽出機能

取得・喪失に関わる手続きを一つの画面にまとめました。
社会保険取得＞雇用保険取得＞扶養届…と上から下へ順に手続きを行なうだけで取得・喪失の手続きが終了します。
こちらからは健康保険被保険者資格取得証明書や取得時のお知らせなどのも出力可能です。

「出産と育児」の機能には、出産予定日などの基本データを入れるだけで、出産後休業する場合などの流れをその方にあった日付け入りで提供することが可能です。Excelベースのソフトのため出力して自分好みにカスタマイズも可能です。
詳しくはこちらをご確認ください。

一年単位の変形労働時間には労働日及び労働日ごとの労働時間に関する限度を計算する必要がありますが、
「年間カレンダー」の限度チェックなら作成した年間休日がそれらの値をクリアしているかすぐに調べることができて、
印刷すれば顧問先への説明資料にすることも可能です。
詳しい利用方法についてはこちらをご確認ください。

「個人BOX」では台帳からCellsドライブにアクセスしてセキュアな環境で従業員のデータを保存することができます。
例えば「労働者名簿」やその従業員独自の「資格証明書」などを入れておくと便利です。
また、「機密情報」に指定することでスタッフの閲覧権限を2段階に分けることができるので、個人情報を扱う場合もとても安心です。

詳しくはこちらをご確認ください。

検索・抽出機能では、介護保険該当の40歳や70歳到達者等などの年齢要件に該当する従業員をピックアップするだけでなく、
「誕生日」を抽出して台帳起動時に表示させたり、「月額変更」に該当しているかどうかのチェックや「残業チェック」を行い、本年（及び前年）の残業時間を一覧表で出力する機能などもございます。

クラウド機能「Cellsドライブ」は先生にとって突如現れた新機能かと思います。当時の印象や使用感を教えてください。

その後、「Cellsドライブ」では顧問先との連携機能が増え、特に「公文書アップロード」はよく使っています。
電子申請では手続きの控えの代わりに電子データの「公文書」が発行されますが、これをいちいち印刷して郵送するのでは、手間もコストも掛かります。「公文書アップロード」機能では「Cellsドライブ」を介して、瞬時に顧問先へ送ることができます。ルートがクラウド上の為、メールや郵送に比べて安全性も格段に高いです。私は、ほとんどの顧問先様が近場なので足を運ぶことが多いですが、今後遠隔地の支店を持つ顧問先様ができれば、もっと「Cellsドライブ」による連携を深めていって有効活用していきたいと思います。

セルズへの今後の期待を是非お聞かせください。

最後に、まだソフトを使われていない先生方へ一言お願い致します。

社会保険労働保険分野では、一般企業向けの電子申請・給与計算ソフトが普及してきています。心配な点は「十分な知識がなくとも出来てしまう」ことで重大な問題が見過ごされることです。「担当者の不安を取り除く」「給与計算の結果から問題点を発見する」「働き方改善を提案する」などは、社労士にしか出来ないことではないでしょうか。

また、社会保険手続きにおける手続き業務の電子化がなかなか進まない中で、それを取り巻く環境は急速に変化し、いよいよ行政手続き簡素化のもと、2020年より原則電子申請を義務化する方針とされています。電子化によりこの先困るのは我々の支援対象となる、中小零細企業です。すべての事業所が、ソフトを駆使して対応できるとは思えません。そうしたときに、真っ先に手を差し伸べるのは、社会保険の専門家である我々社労士以外ありえないはずです。また、マイナンバーの本格運用から考えてみても、電子申請の優位性は言うまでもありません。

一歩踏み出してしまえば意外と簡単です。来る完全電子化の将来に備え、早めの準備が大事だと思います。