Cells Inc.

労務統合管理システム「台帳」

原経営労務管理事務所 原 宗康 氏

約 15 分

原経営労務管理事務所
所在地   埼玉県川越市
活用ファイル 電子申請、年間休日カレンダー、Cellsドライブ
台帳 使用歴  約11年
TOPICS
 ソフト導入により、労務タスクの内製化に成功
 電子申請で手続きの時間を簡略化
 クラウドシステムによるマイナンバーの管理

今回取材に伺った原先生は、現在埼玉県川越市にて2名のスタッフと共に原経営労務管理事務所を運営されております。埼玉県社会保険労務士会川越支部 副支部長、埼玉県社会保険労務士会の理事、情報セキュリティ委員会委員長だけでなく全社連IT・情報セキュリティ委員会 IT戦略部会委員や総務省委嘱 電子政府推進員としても活躍されており、日々の社労士業務を行いながらも、電子申請普及活動を積極的に行われています。また、地元の商工会会議所等でも役員を務められるなど、地域に根づいた活動を行ないながら幅広く活躍されている社会保険労務士です。そんな多忙な原先生とスタッフの方に、「台帳」を導入してからの業務の変化、「台帳」だからできることについてお話を伺いました。

現在のチーム体制を教えてください。

手続き関係は、私とスタッフ3名でソフトを共有して業務にあたっています。「今の人数で業務を進められているのは、台帳で電子申請を行っているからです」
基本的には電子申請で手続きを行っております。スタッフに手続きデータの作成までしてもらい、私が最終チェックし電子申請しています。手続き業務は依頼があれば全て引き受けるスタンスです。電子申請対応していない手続きも含めて、「台帳」をフル活用し対応しています。今のスタッフ数と業務量のバランスは、「台帳」があるからこそ実現していると言っても過言ではありません。ソフトによって業務が効率化されたため、労務相談などの3号業務、県会や支部会のお仕事にも時間を捻出することが出来ています。

ー ITをうまく活用し、1・2号業務以外のお仕事にも時間を確保されているのですね。
社労士の理想の働き方、という印象を受けます。

台帳を導入する以前はどのような課題を抱えていましたか?


「私は事務屋ですが、手書きが嫌いなんです(笑)」
基本的にめんどくさがり屋なので、もっと業務を効率化できないか?と常に考えてきました。開業当時から手続き用の簡易ソフトやExcelを活用してきましたが、電子申請もない時代で効率化できる部分は限られていました。

セルズさんの「台帳」に出会ったのは、開業2年目です。今のように一括申請などはなく、電子申請が主流になる前の時代です。そのときは「年度更新」のみをデータで申請できる厚労省のシステムがあり、「台帳」でそのデータを作成することができました。それ以外の手続きは「台帳」で手続き用紙を作成していました。
その後、e-GovのHP上で通常申請(※2)ができるようになりましたが、とても社労士業務に活用できる利便性も機能性も無く、ほとんど使うことは無かったです。本格的に電子申請で手続き業務を行うようになったのは、「台帳」が一括申請に対応した時です。ソフトで電子申請データを作成できるようになったことで飛躍的に電子申請が簡単になり、一気に業務効率化が進みました。

ー 通常申請は全く普及しなかった為、一括申請が登場したんですよね。そんな「電子申請」の歴史を弊社と一緒に経験されたのですね。まさに社労士IT化の最先端。先生のような方にソフトをご活用頂けてとても嬉しいです。

※1 一括電子申請…社会保険・労働保険関係手続の電子申請・届出などに係る電子申請システムの一括申請公開仕様に基づき 作成された申請・届出データを、一括申請機能の利用により、 複数件まとめて申請・届出を行うことができる申請方法のこと。
※2 通常申請…民間ソフトを介さず、e-gov(電子政府の総合窓口)上で直接入力する電子申請のこと

電子申請以外でも「台帳」はお役に立てていますか?

「台帳は、事案ごとに必要な機能が纏まっており、取りこぼしなく一連の流れで処理できます。実務を熟知した人が作ったんだなと感じます。」
例えば、「取得」「喪失」機能一覧。それぞれの場面で必要な処理機能がこの画面に詰まっています。
これにより、業務スピードが上がることは元より、手続き忘れを防ぐこともできます。
あとは、最近極端に相談が増えた産休や育休の手続きに役立つ「出産と育児」。「給付額はいくら?」「お休みはいつまで?」など、お休みに入る従業員の方の不安を取り除く説明資料を簡単に「台帳」で作成できるので重宝しています。また、「1年変形カレンダー」は以前はExcelや電卓を駆使して、限度チェックを行って作成していました。この機能では、条件を入力すればソフトが計算してくれるので、作成時間が大幅に短縮されたことは言うまでもありませんよね。

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10年ほど台帳をご愛用いただくスタッフの方にもお話を伺いました。
「個人BOX」というクラウド上の保管庫はとても助かっています。手続きが発生すると、顧問先担当者の方が色々な書類を送ってくれます。中には「今回の手続きには添付不要だけど、将来的に使うかも」というものも。そんな時に迷ったらとりあえずPDF形式にして「個人BOX」に入れておきます。そうすると突然その書類が必要になったときにもすぐに対応できるので助かっています。

あと、「年齢チェック」機能は毎月のルーティーンとして活用しています。
全事業所を対象に、瞬時に介護保険該当の40歳や70歳到達者等の従業員をピックアップしてくれるので、手続き漏れを防ぐことができています。

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ー「実務を熟知」この上ないお褒めの言葉です。弊社はもともと「加藤労務管理事務所」としてスタートしました。現在では社労士法人を併設するソフト会社として開発部門も設け、電子申請やマイナンバーのクラウド保管にも対応もしてきましたが、根幹にあるのは「社労士業務を行う自分たちが使いやすい機能」です。それを実感していただくことができ、大変嬉しく思います。

  • 「取得」「喪失」機能一覧
  • 出産と育児
  • 1年変形カレンダー
  • 個人BOXで機密情報を管理
  • 年齢・検索抽出機能

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取得・喪失に関わる手続きを一つの画面にまとめました。
社会保険取得>雇用保険取得>扶養届…と上から下へ順に手続きを行なうだけで取得・喪失の手続きが終了します。
こちらからは健康保険被保険者資格取得証明書や取得時のお知らせなどのも出力可能です。

 

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「出産と育児」の機能には、出産予定日などの基本データを入れるだけで、出産後休業する場合などの流れをその方にあった日付け入りで提供することが可能です。Excelベースのソフトのため出力して自分好みにカスタマイズも可能です。
詳しくはこちらをご確認ください。

 

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一年単位の変形労働時間には労働日及び労働日ごとの労働時間に関する限度を計算する必要がありますが、
「年間カレンダー」の限度チェックなら作成した年間休日がそれらの値をクリアしているかすぐに調べることができて、
印刷すれば顧問先への説明資料にすることも可能です。
詳しい利用方法についてはこちらをご確認ください。

 

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「個人BOX」では台帳からCellsドライブにアクセスしてセキュアな環境で従業員のデータを保存することができます。
例えば「労働者名簿」やその従業員独自の「資格証明書」などを入れておくと便利です。
また、「機密情報」に指定することでスタッフの閲覧権限を2段階に分けることができるので、個人情報を扱う場合もとても安心です。

詳しくはこちらをご確認ください。

 

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検索・抽出機能では、介護保険該当の40歳や70歳到達者等などの年齢要件に該当する従業員をピックアップするだけでなく、
「誕生日」を抽出して台帳起動時に表示させたり、「月額変更」に該当しているかどうかのチェックや「残業チェック」を行い、本年(及び前年)の残業時間を一覧表で出力する機能などもございます。

 

 

クラウド機能「Cellsドライブ」は先生にとって突如現れた新機能かと思います。当時の印象や使用感を教えてください。

「クラウド機能の追加には驚きましたが、お陰様で特段の業務見直しをせずにマイナンバー対応ができました」
当時はマイナンバーの対応をどうしようかと考えていましたから、「台帳」で法律に基づいたマイナンバー管理ができるクラウド機能がついたことは大変有り難かったです。これまで台帳に登録していた個人情報に追加する形で、安全にマイナンバーも登録・管理できます。ただ、ずっとExcelベースのインストール型ソフトというイメージしかなかったので、かなり驚きました。

その後、「Cellsドライブ」では顧問先との連携機能が増え、特に「公文書アップロード」はよく使っています。
電子申請では手続きの控えの代わりに電子データの「公文書」が発行されますが、これをいちいち印刷して郵送するのでは、手間もコストも掛かります。
「公文書アップロード」機能では「Cellsドライブ」を介して、瞬時に顧問先へ送ることができます。ルートがクラウド上の為、メールや郵送に比べて安全性も格段に高いです。私は、ほとんどの顧問先様が近場なので足を運ぶことが多いですが、今後遠隔地の支店を持つ顧問先様ができれば、もっと「Cellsドライブ」による連携を深めていて有効活用していきたいと思います。

あとは「公文書チェック」機能もお勧めです。電子申請で雇用保険の取得を行なうときに被保険者番号がわからないと「9999-999999-9」のようにダミーデータで送らなければならないのですが、公文書が発行された後についつい個人情報を書き換えるのを忘れがちになってしまっていました…
「公文書チェック」機能を利用すると、ボタンを押すだけで該当の公文書から直接被保険者番号を読み取って個人情報に上書きしてくれるので入力間違いもないですし、修正の手間が省けるようになりました。

「Cellsドライブ」の難点は、社労士業務が効率化されすぎて、今の顧問料では少し申し訳ないという点でしょうか(笑)

ーマイナンバー導入当時は企業の人事担当者も社労士も、情報収集や実際の対応に頭を悩ませていました。
「電子申請」「マイナンバー」は、社労士が作った「台帳」が、更なる利便性と安全性を備えるターニングポイントでした。
先生はその転換期にお立ち会いいただいた証人ですね!

セルズへの今後の期待を是非お聞かせください。

一番は「かゆいところに手が届く」方針を変えないでほしい。
電子申請ヘビーユーザーならではのリクエストです。事務員が作成したデータを、社労士がチェック・承認するというフローをさらに効率化する機能がほしいですね。あとは、一括申請の次の「API申請」対応でさらに電子申請が便利になることを楽しみにしています。

あとは個人的な要望というか、理想ですが、今流行りの名刺アプリのように、マイナンバーカードや年金手帳などの書類を企業側担当者がタブレットで撮影し、社労士事務所にそのまま送付。ソフトが内容を読み取りクラウドにあげて登録してくれる。しかも高セキュリティ下で。ヒューマンエラーの生じやすい転記作業自体をなくすことができれば、業務効率化はもっと進むのではないでしょうか。

あとは、「体験ソフト」を作って欲しいです。私は実際にソフトを日々使っているので、ソフトによる電子申請の利便性はわかっています。でも、まだ電子申請をしたことがない、社労士になったばかりという方に口頭で伝えるには限界があります。実際にデモ電子申請ができる体験版があれば、安心してソフトを導入できると思います。

ー具体的なご意見、誠にありがとうございます。
「マイナンバーカードや年金手帳などの書類を企業側担当者がタブレットで撮影し、社労士事務所にそのまま送付。ソフトが内容を読み取りクラウドにあげて登録」素晴らしい発想です!常に新しいものを試され、取り入れている先生だからこその発想なのでしょうか。
また、「体験版」についてもご意見ありがとうございます。電子申請の普及にさらに弊社が協力できるよう、今後も検討を重ねて参ります。

最後に、まだソフトを使われていない先生方へ一言お願い致します。

社会保険労働保険分野では、一般企業向けの電子申請・給与計算ソフトが普及してきています。心配な点は「十分な知識がなくとも出来てしまう」ことで重大な問題が見過ごされることです。「担当者の不安を取り除く」「給与計算の結果から問題点を発見する」「働き方改善の提案する」などは、社労士にしか出来ないことではないでしょうか。

また、社会保険手続きにおける手続き業務の電子化がなかなか進まない中で、それを取り巻く環境は急速に変化し、いよいよ行政手続き簡素化のもと、2020年より原則電子申請を義務化する方針とされています。電子化によりこの先困るのは我々の支援対象となる、中層零細企業です。すべての事業所が、ソフトを駆使して対応できるとは思えません。そうしたときに、真っ先に手を差し伸べるのが、社会保険の専門家である我々社労士以外ありえないはずです。また、マイナンバーの本格運用から考えてみても、電子申請の優位性は言うまでもありません。

一歩踏み出してしまえば意外と簡単です。来る完全電子化の将来に備え、早めの準備が大事だと思います。

ー貴重なお話誠にありがとうございました。また弊社ソフトの長期のご利用誠にありがとうございます。
今後もAPI対応やe-govシステムの変革、電子化徹底など、多くの過渡期を一緒に経験させてください!

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