Cells Inc.

労務統合管理システム「台帳」

便利からマストになった電子申請。申請後の管理機能が充実しています。

電子申請で日々の業務を効率化できます

 

各種手続きはWEB上で完結します
Cellsの電子申請対象帳票はなんと40種類以上!「台帳」では主要な手続きがWEB上で”完結”します。
いままで行政にいくために必要としていたガソリン代や電車賃も、用紙を印刷する手間もなくなります。

また、「台帳」は電子申請以外にも出力できる帳票数は200種類以上に及んでおり、様々なケースの手続きに対応可能です。まだ電子申請に対応していない手続きも台帳を利用することである程度網羅できます。「台帳」の電子申請システムを活用して快適な社労士ライフをスタートしましょう。

電子申請を取り巻く環境

デジタルガバメントにより社労士業務のデジタル化
昨今のデジタル・ガバメントによる電子申請義務化の波が迫っている中、社労士業務のデジタル化は必須となってきています。特に手続きの電子申請は今後数年の間に様々な変更がなされる予定です。
現在の労働社会保険関係の電子申請は、総務省のeGovで行なっていますが、IT総合戦略室の構想では、マイナポータルでも電子申請ができるように準備が進められています。
社労士業界は、電子申請=eGovの印象が強いですが、これからは電子申請=eGov or マイナポータルという図式が誕生します。
社労士として、時代に乗り遅れず顧問先との安定した手続き関係を今後も継続するために、いまから徐々に電子申請の準備をしていきましょう。

「台帳」の電子申請はメールを送信する感覚で手続きできます

「台帳」はAPI電子申請方式を採用
「台帳」で行うAPI申請はe-GovのWEBサイト(パーソナライズも含む)を経由せず、台帳のCellsドライブから総務省(e-Gov)のサーバに直接送信する方法です。
e-GovのWEBページ(パーソナライズ画面等)を経由しないため、申請データはパーソナライズ画面には表示されず申請するデータの確認や申請後の処理まですべて「台帳」上で行うことができます!
情報が一元管理されることで、手続きの漏れを防ぐことができます。


手続きの作成は紙申請のチェックと同じ
「電子申請」といっても構えることはありません。
紙の手続きがパソコンでの操作に変わっただけで基本的な流れは変わりません。

セルズでは電子での申請だとしても紙の様式をそのまま画面上に表示させることにこだわっており、電子申請の場合でも紙での手続きと同様のチェック項目で手続きを行えます。

基本的には個人情報マスターからの自動転記にて情報を表示させますが、画面上で直接編集することも可能です。


「One shot PDF機能」で少しの手間も削減します
電子申請の場合には環境依存文字が利用できないデメリットがあります。
(例:髙など)どのように電子申請をするかというと、申請自体は環境依存文字以外の字にしておき、A4の白紙などに正しい漢字を記載してスキャンして申請に添付し、電子申請することが一般的です。

ただ、機種依存文字を利用しているケースは多々ありますので、まとまった取得手続きなどでは億劫に感じることがあります。

そんなときには「One shot PDF」機能を利用することで、入力した文字をすかさずPDFに変換してそのまま添付することができます。
少しの手間ですが度重なると面倒になります。「台帳」ではそんな手間を省く「かゆいところに手が届く」機能が満載です。


メールを送信するような感覚で電子申請が行えます。
現状の手続きはどのように行っておりますでしょうか?紙申請?e-Gov? 
いずれにせよ1件の申請に相当な時間がかかります。

台帳の電子申請は自動化にこだわっており、メールを送信するようなサクッとした感覚で手続きを行うことができます。
役所に提出する書式を印刷する間に、手続きが終わります。
空いた時間を有効活用して業務の効率化に繋げましょう。

電子申請は申請よりも申請した後が重要

セルズは社労士事務所を併設しており、日々顧問先の手続きを行っています。何百件と手続きする中で、電子申請のポイントは申請した後が重要なことに気づきました。

電子申請の場合には、用紙と違って手続きの進捗が見えない分、「今どの状況なのか」ちゃんと到達したのか、処理がされているのか心配になると思います。

そのためセルズでは、従来のパーソナライズでの管理を脱却して様々な申請後の管理機能を作成しました!
これらの機能を使いこなしていただくことで、日々の業務が効率化します!

実務から生まれた申請データ一覧管理画面!

申請画面で手続きを一括管理できます!
台帳では電子申請が終わった後は申請後の管理画面を
ご用意させていただいておりますので手続きを一括管理できます。
また、検索機能を利用することで「手続き」ごとや「会社名」などで
簡単に検索抽出を掛けることが可能です。
煩雑な管理をなくして、申請後の管理を円滑化できます。

進捗状況 自動取得機能搭載!
e-Govシステムでは、パーソナライズにログインした後、長い送信番号を探して、さらに奥に潜ってやっと進捗がわかります。
その中でe-govにログインして申請、到達、審査中、審査終了、手続終了と数多くの進捗の管理を行うのは非常に手間がかかりますよね。
「台帳」ではシステムが自動的に進捗状況を取得し、画面に表示させます!

申請後の管理ポイント!

雇用保険番号、健保NOの転記は必要ありません

社会保険・雇用保険の取得の際の電子申請はまだデータが揃っておらず、
ダミーのデータを入力して送信することがよくあります。
その際に

  • 個人情報を変更するのを忘れてしまった…
  • 変更したものの数字を打ち間違えてしまった…

安心してください!台帳では「公文書チェック」機能で
社会保険・雇用保険の取得のデータを読み取ることが可能です!
この機能についてさらに詳しくお知りになりたい方はこちらをご確認ください。

公文書は法定期間4年間、社労士も顧問先もクラウドで保管できます。
『台帳』では別途クラウド機能の「Cellsドライブ」を利用することで、
 社労士と顧問先とのコミュニケーションを図ることが可能です!

その一機能として「公文書アップロード」機能をご用意しております。
この機能は詳細画面から進んだ後の「アップロード」のボタンを押すだけで、社労士側と顧問先側の専用ページにシームレスに保管することができる優れもの!

もうメールで公文書を送らなくても、新しい公文書が出た後専用ページに入ればいつでも最新の状態で公文書を取得できます!

また、法定期間4年間経つと自動的に公文書が削除されますので、
期間管理もする必要がありません。