Cells Inc.

労務統合管理システム「台帳」

社会保険労務士法人あさひ社労士事務所 代表 涌井巧氏

約 12 分

社会保険労務士法人あさひ社労士事務所

所在地    千葉県柏市・船橋市
活用ファイル 電子申請、Cellsドライブ、Cells給与との連動
台帳 使用歴  約17年

TOPICS

 クラウドサービス「Cellsドライブ」活用ランキング上位の事務所
 「Cellsドライブ」による顧問先とのシームレスな関係を実現
 台帳導入により大量処理を実現

今回取材に伺った社会保険労務士法人あさひ社労士事務所様は、税理士事務所を母体とした総合事務所の社労士部門として日々企業経営に対してのアプローチを行っています。社労士部門では代表も含めて10名のスタッフが在籍しており、業務分担としてお客様担当メインのスタッフが6名、手続きや給与計算を行うスタッフが4名のチーム体制となっています。また、「台帳」に付随するクラウドサービス「Cellsドライブ」の活用率が非常に高く、いくつかの機能活用ランキングでトップを獲得している社労士事務所です。今回は事務所の代表である涌井先生と2019年11月に行われた「SR Meeting 2019エストニア視察」に参加された中島さん、また、手続き業務のリーダーである鈴木さんにお話をお伺いしました。(取材:2019年12月)

台帳導入のきっかけを教えていただけますか?

涌井代表:「台帳」の導入当時、社労士部門としては、3名程しか人員がおらず顧問先様の数も多くありませんでしたので、顧問先様の情報はExcel等で管理していました。ただ、500人程度の大規模な企業が顧問先となることになり、大量のデータを管理していかなくてはならないということで、「台帳」を導入しました。「台帳」導入後しばらくは導入前と同じようなフローで動いていましたが、お客様からいただいた情報を「台帳」に入力して処理していく体制になったときには業務の効率化を感じましたね。

「台帳」で気に入っている機能を教えてください

鈴木さん:※1「Cellsドライブ」の機能の特に※2「公文書アップロード」機能を気に入っています。この機能を利用するとボタン一つ押すだけでクラウド上にアップロードされ処理が終わるため、顧問先への郵送の手間がなくなり非常に助かっています。

また、「Cellsドライブ」を利用してからは、お客様が入力したデータをそのまま利用できるため、私たちの入力の手間・打ち間違いもなくなりました。「Cellsドライブ万歳!」という感じです。

また、今は日々の手続きの中で、半分くらいは「Cellsドライブ」経由でのご連絡です。これをもっと高めていきたいと考えています。
今までは必要なExcelなどのデータにパスワードをかけて顧問先様からメール送信していただいていましたが、「Cellsドライブ」を利用するとメールの文章も何も入れずにそのまま送信すればデータが届くので、特に手続き頻度の高いお客様にはメリットを感じていただいていると思います。

あとは※3「Chatwork」と「Cellsドライブ」を連動させて、お客様から連絡があった際に、Chatworkに自動的に連絡が届くようになっています。「台帳」や「Cellsドライブ」にログインしなくとも内容が把握できるため、確認の時間を短縮できますし、お客様との簡単な連絡もChatwork上でできるので便利です。


※1…「Cellsドライブ」は、「台帳」の付随するクラウド機能であり、マイナンバー管理ができるだけでなく、社労士/顧問先毎の専用サイトを利用し、安全なクラウド環境で様々な機能をご利用いただけます。
※2…「公文書アップロード」機能は「Cellsドライブ」の機能の一つです。電子申請の公文書が発行された際にボタンを押すだけで、クラウド上の公文書格納庫に法定期間である4年間データを保管することができるようになっています。
※3…「Chatwork」はメール、電話、会議・訪問など仕事で必要なコミュニケーションをより効率的にするビジネスチャットです。

<Cellsドライブ/公文書アップロードイメージ>

「Cellsドライブ」を顧問先様に導入いただくために、御所ではなにかしら取り組みをされていますか

涌井代表弊所では「Cellsドライブ」の導入利用割合を担当者ごとの目標管理にしてインセンティブを出す取り組みを行っています。

お客様に導入していただくだけではなく、できる限りログインして利用していただくように案内してくださいと常々話しています。
また、自分の担当するお客様に「Cellsドライブ」を導入しきった場合には、次の段階としてお客様にChatworkを導入する取り組みに変えていっています。Chatworkを導入していただくことで、メール送信や書類送付を減らしてペーパーレスにしていくことも目標の一つと考えています。また、お客様からもChatworkを通じて労務相談を受けやすくなります。

中島さん:私は顧問先訪問時に併せて「Cellsドライブ」を導入していただけるよう営業していますが、その際には「Cellsドライブ」からダウンロードすることができる導入手順書とパソコンだけ持って訪問することが多いです。訪問する前に「Cellsドライブ」のアカウントだけは発行しておいて、実際に画面を見ながら一緒に「やってみましょうか」と最初は指導するようにしています。
特に弊所の顧問先様は建設系などのいわゆる「ガテン系」のお客様が多く、導入をためらわれることもありますが、導入後のお問い合わせも非常に多いです。導入が進むと弊所はもちろん、お客様からも業務の効率化になったと喜ばれることも多いので、できる限り導入していただけるように努めています。

弊社の給与計算システム「Cells給与」もご利用いただいていますが、「台帳」との連動性はいかがでしょうか

鈴木さん:月次の処理が終わった際には毎月の給与を「台帳」の給与データに格納できるので「Cells給与」も利用させていただいています。連動性という観点でいうと、「台帳」の個人情報扶養の削除があった時は「台帳」で扶養削除の手続きをして、その後に「Cells給与」で突き合せをすることができます。そこで、エラーが出たときには、「あ、この人の扶養減らさなきゃ」とそのままCells給与にデータを反映させることもできるので、「台帳」と「Cells給与」はやはりセットで使いたいです。

中島さんはエストニア視察に参加されましたが印象に残っていることを教えてください

中島さん:視察先の一つ一つが魅力的で今まで見たことがないものでした。特に印象に残っている視察先は「e-Estonia Showroom」です。
外に停まっている車のナンバーをとって、それをスキャンすると、個人情報だけはきっちり守られていましたが、その車の検査状況がすべて確認できました。
例えば中古の車の売買で、購入したい車の「事故歴」はどうかなどもすべて見られるため、透明性を感じました。エストニアの制度の主軸である「X-Road」を感じた瞬間でもありましたね。

あとは、最初の視察先の会計事務所の「AMELLO(アメッロ)」でしょうか。視察に参加された他の先生方も話していましたが、社労士事務所の近い将来はあの視察先のようになるのだろうと思います。
エストニアがデジタル化する前には当然紙での手続きでしたが、いまではデジタル化が進み完全にペーパーレスになっています。オフィスにファイルがぎっちり並んでいるのですが、それは当時のなごりで、今はファイルだけオブジェとしておいているそうです。私たちの事務所もそうありたいです。
日本が進めているデジタル・ガバメント的な要素でいうと、税制もエストニアと似ている部分もありましたので、日本がエストニアを少し真似して同じようになっていくと思うと期待が膨らみます。

エストニア視察に関しては下記の記事にまとめております。宜しければご確認ください

SR Meeting 2019 エストニア視察 (前編)
SR Meeting 2019 エストニア視察 (後編)

弊社へのご要望をお聞かせいただけますか?

鈴木さん:「台帳」の場合、被用者が70歳以上になった際には個人情報の「70歳以上被用者」の欄にチェックを入れる作業が必要になりますが、最近では、70歳や75歳を過ぎてもフルタイムでお仕事されて、社会保険に入る方も増えてきており、この前の算定でも抜け漏れが発生してしまいました。そのため、生年月日で判別して自動的にチェックがつくようにしていただきたいです。

あとは、ショートカットキーで「台帳」を操作できるようにしていただきたいです。
現在RPAを導入しようと計画していますが、ショートカットキーが利用できないと、操作を覚え込ませる際に画面が少しずれただけでもボタンを押せなくなってしまいます。「公文書アップロード」などの作業も夜中にずっとやっててもらえると事務作業が格段に減るため是非ご検討いただきたいです。

最後に、導入を検討されている社労士の先生方へ一言お願い致します。

鈴木さん:「Cellsドライブ」はペーパーレスで、お客様との連絡もスムーズになり、本当にこれからの働き方改革の社会に合っているシステムだと思います。是非「Cellsドライブ」を利用して働き方改革にあった提案をしてみてください。

中島さん:これからの士業は手続きだけではなく、どちらかというとコンサルタントのような経営者にとって相談するべき相手にならなければならないという認識を我々の社労士事務所は持っています。業務を効率化して自動化できるところは自動化する。「台帳」はその夢を叶えてくれる一つのツールだと思っています。だからこそ、セルズさんと一緒に社労士業界を盛り上げていきたいと思います。

涌井代表:お客様からの人事労務に関する相談を受ける時間を増やす。就業規則や評価制度などの提案を考える時間を増やす。そのためには、手続き業務の生産性をいかに上げるかが問われます。これからの時代は事務手続きが変わっていく段階にあると思いますが、セルズさんはその変わっていく時代に合わせて変化しながら対応していける会社です。「セルズさんと一緒に社労士業界を盛り上げていく」そのような考えをお持ちの社労士は是非「台帳」を使ってください。

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