Cells Inc.

労務統合管理システム「台帳」

林ひな子社会保険労務士事務所 林ひな子氏

約 13 分

林ひな子社会保険労務士事務所
所在地   大阪府大阪市北区
活用ファイル 電子申請、検索抽出、月変チェック
台帳 使用歴  約4年
TOPICS
 ユーザーと同じ操作・同じ目線でのサポート体制
 電子申請で手続きの時間を簡略化
 Microsoft Excelの直感性

今回取材に伺った林先生は、現在大阪府大阪市にて1名のスタッフと共に「林ひな子社会保険労務士事務所」を運営されております。
林先生は「子どもが安心して輝く笑顔でいられる未来を創造」することを理念とされており、保育園・社会的養護施設専門の社会保険労務士として毎日多くの現場に足を運びながら、保育園での企業内研修や大手会計事務所向け職員への業界労務管理研修、社会福祉協議会等にて研修等を実施しています。

また、雑誌「保険診療(医学通信社)」「ビジネスガイド(日本法令)」等の執筆実績があるなど多方面で活躍されている先生です。
この度の取材では、林先生に「台帳」を導入した経緯や先生の働き方の内容についてお話を伺いました。

「台帳」導入のきっかけを教えていただけますか?

林先生:私が「台帳」を導入したきっかけは、開業前に修行させていた先生の事務所で「台帳」ともう一つクラウドのソフトを使っていましたが、「台帳」のほうが使い勝手がよかったために、「台帳」の導入を決めました。

「台帳」はMicrosoft Excelで構成されているソフトですので、操作がわかりやすくて、気に入っています。
また、「台帳」のトップページは処理したい会社や機能が感覚的に選べる点が非常に分かりやすいと思います。


ご検討の末弊社ソフトを選択していただき、ありがとうございます。
社労士事務所の運営体制は千差万別、どのようなスタイルの事務所でも対応できるソフト設計を行っています。今後も社労士の皆様がカスタマイズがしやすく、直感的に操作ができる環境をサポートをするソフトをご提供していきます。


林先生:また、私の事務所ではセルズさんにご相談してネットワーク業者をご紹介いただき、クラウド上で「台帳」を利用しています。

なぜその環境にしたかと言うと、昨年地震や台風などの天災があった際に、交通機関が麻痺して事務所に行くことができるかも分からず、PC内での保管ではバックアップ面などにも不安を感じましたので、クラウド上での利用を始めました。
ネットワーク業者は自分では探すのも骨が折れますし、業者の技術力なども分かりませんので、紹介いただいて助かりました。
(※ご相談に関しましてはこちらをご確認ください。)

その他にも、私の事務所では出来る限りペーパーレスを意識して業務を行っています。例えば、審査終了して公文書が発行された後、他社のツールを利用してお客様に公文書データをお渡しすることがありますが、私も同じデータをサーバーの中に保存するようにしています。紙での保管の場合ですと、どうしても事務所に出社しないと取りかかれない仕事になってしまいますからね。

また、現在はお客様のマスター情報などは「台帳」を使っていますが、基本的にお客様とのやり取りは他社のツールを利用しています。
セルズさんの「Cellsドライブ」(※1)を使ってお客様とやり取りを行っていくことも今後は考えていますが、私の顧問先の8割か9割が保育園や障害者の施設、社会的養護の施設のため業界的にITに慣れてる方が少なく、事務の方が常駐しているわけではないので、まだ導入までは至っていません。
Cellsドライブが利用できたらお客様にもメリットがありますし、画期的に業務効率が上がるとは思っているのですが…

その他にも、仕事と家庭と両立をしたくても物理的に難しい方が多いため、テレワークで仕事が出来る状態に変えていくことを検討しています。基本的に事務所はハブのような役割で、月に何回か事務所で集まって会議をするくらいで、後は自宅で業務を行う働き方を目指しています。だからこそ事務所はあまり大きくしないようにしています。

テレワークは沢山の人に関わってもらいながら、固定費を少なく出来るというメリットがあると思っています。
場所に縛られてしまうというのは、業務の中でネックになる場合もありますし、オリンピック級のイベントがあった時に、交通機関が麻痺して出社できない可能性もありますので、そのためにもペーパーレスや電子上のやり取りについて進めていきたいと思っています。

※1…「Cellsドライブ」とはマイナンバー管理の他、社労士/顧問先専用サイトを利用し、安全なクラウド環境で相互にコミュニケーションを図ることができる機能です。詳しくはこちらこちらをご確認ください。


ーデジタル化の波は迫ってきておりますが、ペーパーレス化に取り組める社労士事務所は少ないと思います。紙を電子化するという作業で、どの複合機を導入するかなどのハード面の問題やお客様とのコミュニケーションとの関係上難しいという話をよく聞きます。その点、林先生は非常に先進的な働き方をなさっているように感じます。これからは是非「Cellsドライブ」も有効活用してさらなる業務効率化を果たしていただければと思います。


「台帳」の中で気に入っている機能を教えてください

林先生:電子申請の処理はもちろんですが、電子申請の管理画面で、申請後のデータを全事業所を対象に一覧で見られるところや進捗状況を確認できるところは便利に感じています。

また、急を要する手続きで電子申請ができないとき、紙媒体の手続きで申請しています。
様々な手続きデータをすぐにPDFに変換できる機能には助けられています。
傷病手当金の書式や労災関係書式も、OCR様式のPDFをお客様に送付して処理できるので、手続きも素早いアクションを顧問先に提供できています。

後は、前に利用していたソフト会社は書式の変更があった際には「全国の様式を今集めています」などと連絡が来るのみで、改善までのスパンが長かったです。ただ、セルズさんは法改正や様式変更への対応が迅速で最新の書式を利用できる点もいいですね。


ー協会けんぽや労災様式は他のソフト会社では対応していないことがあると聞きますが、突発的に相談されたときに紙申請でも対応ができるよう電子申請ができない手続きも弊社では幅広く対応しております。また、弊社の強みとして社労士事務所が併設しており、実際の実務で利用するため、法改正や様式対応への早急な対応ができているものかと思われます。今後もユーザー様と同じ目線で実際に業務を行いながら、情報をキャッチアップしていきます。


林先生:後は、給与データの中にある月変チェック機能も利用しています。データを入れてボタンを押していくだけで、
「2等級以上の変動がある従業員はこの人たちです。」という表示がされるので、初めは驚きました。

本来であれば賃金台帳を見ながら一人ひとり固定的賃金に差があるかを見て、その人数分見ていくという作業が生じて
結構な時間をとられてしまいますが、システムが自動的に判別してくれるので助かっています。


ー「月変チェック」の機能では、給与マスターに3ヶ月分のデータさえ入っていれば利用でき、ボタンを押していくだけで月変判定を行うことのできる便利な機能です。あとは「賃金ファイル」と呼ばれる給与データよりもさらに細かい項目設定ができる機能を利用いただくと、固定的賃金や非固定賃金の詳細設定をして、更に正確な月変チェックを掛けることができます。


林先生:また、私は手続き業務も行っていますが、就業規則やメンタルヘルスを始めとした様々なコンサル業務を行っています。
保育業界の社会福祉法人などの経営についても興味を持って情報収集をしており、厚労省からの報告や審議会の様子を見て、予算等も把握できますよね?そのような情報から「今このような事が国で起こっているので、御社の方向性としては、この方向に舵を切っていくと良いのではないでしょうか?」など社労士の業務だけではなくて、保育業界を知らない限り出来ない「社労士プラスα」の仕事をしています。
その情報収集や相談業務を行うための時間の捻出のためにも手続き業務は効率化する。その業務をサポートしてくれるのが「台帳」だと思っています。

その他にも、キャリアパス形成の提案も行っておりまして、その際には「検索抽出機能」を利用しています。キャリアパスを考えていくためにまずはこのお客様は、「30歳代の方がどれくらいいて」などとこの機能を利用してまずは現状の把握を行っています。


昨今の社労士業界の市場では、手続きだけでなく先生もおっしゃられている+αの要素が必要になってきていると思います。林先生以外の社労士の先生も「社労士」にしかできないことを更に増やしていくために、「台帳」を利用して手続き業務を効率化して時間の捻出をしていただければと思います。


「台帳」の電子申請はAPI電子申請方式を採用しているため、進捗の管理などは自動化されており、この一覧表を開いたタイミングで最新の進捗を確認することができます。また、審査終了後の「公文書」確認や、「エラー」内容なども画面上にボタンが表示されるため簡単にデータを確認できます。

※左側の写真をクリックすることで拡大します。

詳しくは下記をご確認ください。

「台帳」では全事業所を対象に「検索抽出」を掛けることができます。年齢要件として40歳、60歳、65歳、70歳、75歳などの年齢該当する従業員を一覧で出力することができます。
その他事業所で誰が一番多く残業しているかの抽出ができる「残業チェック」や、年度更新などでどこまで給与データを回収しているか一目で把握できる「給与データ」チェックなど業務に役立つ様々な抽出機能を用意しています。

※左側の写真をクリックすることで拡大します。
詳しくは下記をご確認ください。

「月変チェック」機能では支払基礎日数17日以上、固定的賃金、給与区分の変更による2等級以上の差抽出
社会保険料チェック(正しく計算されているかチェック)できます。
現在の標準報酬月額により計算されているか、介護保険の該当非該当、雇用保険の高齢免除者等年齢等にチェックを行います。

等級差2等級以上の降給者は赤、昇給者の場合には青でわかりやすく表示します。この機能をうまく利用することで月変漏れを防ぐことができます。

また、賃金ファイルの月変チェックを行った後のデータに関しては、結果を保存して直接月額変更届で読み込んで利用することも可能です。
細かい賃金を利用して、月変チェックを掛けるため、正確に処理を終わらすことが可能です。

弊社のサポート体制についてもコメントをいただきました

林先生:セルズさんのサポートは表面的なサポートではない印象を受けていて安心できます。
セルズさんはサポートサイトに「このエラーが出たときはこの操作をしてください」と相当数の記事を用意していただいていますが、私達ユーザーはそのサイトを検索しても「何となく分からない」という不安が残ります。そのときサポートセンターに連絡すると、その不安を解消するための心配りの仕方をしてくれているところが他社のサポートにはないと思います。1番不安だろうなと思うところをしっかり受け止めてくれてサポートしていただけるところですかね。私と同じ画面を見ながら操作を案内してくれているので、とても安心します。
あと、私は留守にしている事が多いのですけど、何度も何度もお電話いただけますのでとても嬉しいです。


ーありがとうございます。それ以上のお褒めのお言葉はないと思います。私達も先生方の状況を出来る限り把握してご案内したいとは思っていますので、サポートセンターの個人のスキルは他社のサポートとは少し違う所かもしれないです。


弊社へのご要望をお聞かせいただけますか?

林先生:検索抽出の際に「障害者」の情報を抽出できるようにしていただきたいです。いまは障害者の情報が必要な書類を作成する際には顧問先の皆様から情報を頂いて、その情報を抽出してまとめているのですが、「台帳」のデータを抽出できたら助かります。個人情報にも「障害者」の欄がないので、まずは個人情報の欄を作成して、さらに重度なども登録できるようになっていると処理がとても楽になります。

あとは、保育園では処遇改善加算1や2を出す必要があります。保育士さんの処遇をよくしましょうということでいくつか手当を出したり給料を引き上げたりという動きがあります。そういった申請の際に役に立つようなツールで作成が効率化できると助かります。

また、定期的に「CellsNEWS」などで情報をいただきますが、ある程度「台帳」のことがわかっているユーザー向けで初心者には割と高度な情報が多いため、もっと簡単な方法で効率良くできるという方法の発信をしていただくとよいのではないかと思っています。初心者向けやヘビーユーザー向けなど、どれくらい使いこなしているかを想定して違ったアプローチがあるといいですね。
私は「台帳」を使い始めたときに、もっと簡単にお客様とのやり取りを行うことができないか、手続きを効率化する方法はあるかとわからないながらに考えていました。そのタイミングで「このような機能を使うと、さらに業務を効率化できます!」とご連絡いただければ、さらに「かゆいところに手が届く」セルズさんらしさを実感していただけるのではないかと思います。


ー弊社へのご要望をいただき、誠にありがとうございます。情報発信はHPやメルマガ等で行わせていただいておりますが、まだまだ検討の余地はあるものかと思います。現状に満足せず、ユーザー様一人ひとりに合わせた内容をお届けできるようサポートのコンテンツなどを充実させていきます。


最後に、まだソフトを使われていない先生方へ一言お願い致します。

林先生:操作性の簡単さ、シンプルさを体感してほしいです。

あとセルズさんは、今後RPAやAIチャットボットなどにも取り組まれていく予定かと思いますが、そういった先進的な内容に取り組もうとしているところに企業としての広がりを感じます。約1年前に国からの通達があった際にも、セルズさんはすぐに資料を集められて、その情報を踏まえた上で企業方針やその情報を公開されているのを見て、このソフト会社を選んでおいたら、間違いないと思いました。

そのような情報収集と発信がしっかり出来ている事と、企業方針を常に考えているところは安心できるポイントだと思います。

最後に、私はお客様のほとんどが保育園や社会的養護施設ですが、虐待などがない社会にするために保育士さんを支援していこうとか、社会的養護施設の職員さんを支援していきたいという気持ちを持って日々業務を行っています。
社労士であれば「人」に対しての思いやりから「社労士」業務をやっていきたいと思っている人も大勢いると思いますので、皆さんもその気持ちを仕事に活かして、既存の社労士業務だけでなく、「社労士+α」の働き方をしていただきたいと思います。


ー本日はありがとうございました。最近は外部環境が常に変化している業界ですので、情報収集にはかなり力を入れています。今後もご期待に沿えるよう、情報発信や先進的な取り組みを行っていきます。これからもどうぞ弊社にご期待ください!


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