Cells Inc.

労務統合管理システム「台帳」

杉田労務管理事務所 杉田 貴信 氏

約 11 分

杉田労務管理事務所
所在地   愛知県春日井市
活用ファイル 電子申請、検索抽出、書式集
台帳 使用歴  約13年
TOPICS
 実務に精通した方にオススメのソフト
 電子申請で手続きの時間を簡略化
 社労士システムならではの細やかな対応
今回取材に伺った杉田先生は、現在愛知県春日井市にて8名のスタッフと共に杉田労務管理事務所を運営されております。杉田先生は特定社会保険労務士として就業規則作成、労働トラブル解決、行政調査立ち合い等幅広く活躍されている社労士です。この度の取材では、杉田先生とスタッフの長谷川さんに、「台帳」を導入した経緯や導入した後の業務の変容についてお話を伺いました。

いままでの弊社との関わりを教えていただけますか?

杉田先生:私は会長の加藤さんとはセルズの黎明期からの長い付き合いです。
パソコン教室という名目でPCの使い方について加藤さんに教えていただいたこともありました。

正直言って加藤さんはあまり人付き合いが得意な方ではなかったですし、当時はまだパソコンも普及しきっていない時代背景もあり、
賛同者があまりいない中でセルズという会社の全部を背負って業務を行うのは大変だったと思います。

セルズが営業所を東京に作ったとか、ある時から急激に会社が伸び始めたと聞いたときには驚きました。
あくまでも加藤さんはソフトを開発するエンジニアであって、営業で活躍するノウハウがどこにあるのかと不思議に思っていましたね。

おそらくは業務を行っている中で出会いに恵まれて、目標に向かって粛々と業務を行っていたからこそ今があるのかなと思います。
努力を続けていれば絶対に花開くという良い例になって、こちらの励みにもなりました。

台帳導入のきっかけを教えていただけますか?

杉田先生:「台帳」は、ソフトを少し見ただけで社労士さんが作っているソフトということがわかります。

「かゆいところに手が届く」とはよく言ったもので、使い勝手が良くて、それに加えて当時の私の事務所の規模感や金額感を考えると一番導入がしやすかったです。あとは知り合いの社労士で台帳ユーザーが多いのもポイントでしたね。

当時は時間と暇があったのでExcelを使ってデータの自動化も試みていました。だけど、そのデータが翌年使えるかといったら全然使えなかったんですね。その点台帳を導入してからは使い回せるデータが増えて本当の意味で業務を自動化することができました。

ー 長年「台帳」をご利用いただき、誠にありがとうございます。私たちは電子申請など昨今のデジタル化にも対応してきましたが、根幹にあるのは「社労士にとって使いやすいソフト」です。それを実感していただくことができ、大変嬉しく思います。

「台帳」の中で気に入っている機能を教えてください

長谷川さん:API電子申請(※1)をした後の一覧ページがわかりやすくて業務が効率化されました。
e-Govでの通常申請の場合ですと、送信した後に管理番号がつきます。ただ、管理番号だけではわかりにくく、また、件数が多くなりすぎると50ページくらいまで遡らなくてはいけないこともあって…電子申請で便利になるはずが逆に不便になってしまっていたんですよね。

その点、台帳では事業所別の電子申請が可能で、申請後の一覧ページには事業所名や名前・手続き名が表示されていて抽出もできますのですごく助かっています。
e-Govでの電子申請では管理が煩雑になってしまうことを考慮して電子申請する顧問先も距離が遠いところなどで絞らざるを得ず不便に感じていました。だけど、「台帳」のおかげで今では電子申請が身近で、すごく便利になりました。

ー通常申請は全く普及しなかった為、一括申請方式やAPI申請方式と別の方法での電子申請が登場したんですよね。これからもさらに電子申請をご活用いただき、業務効率化を図っていただければと存じます。

※1 API電子申請…外部連携APIを利用した申請 API(Application Programming Interface)とは、情報システムが提供するデータや機能を外部のソフトウェアから呼び出して利用するための手順やデータ形式などを定めた規約のことです。詳しくはこちら

長谷川さん:あとは、検索抽出機能もよく使っています。
この機能では「年齢検索」で、毎月全社員を対象にある一定の年齢該当(40歳の介護保険該当など)の方を抽出できます。
ある程度実務に精通した方だと、この機能を応用して様々な条件で検索が可能で業務効率化を図ることができます。

また、データ抽出後には、一連の流れで保険料のお知らせを作成することもできるので便利です。

やっぱり業務の中でソフトを使用していると社労士目線で社労士が作ったんだなとすぐ分かるソフトだと思います。

ー検索抽出機能や保険料のお知らせなどは社労士業務の中でなくてはならない機能だと思います。Excelなどでの人間が行う管理では煩雑になってくるとミスも出やすくなります。データの抽出などは是非ソフトを利用して、営業の時間を捻出していただければと思います。


長谷川さん:その他には「台帳」から出力できる書式の多さでしょうか。

労災の書式も5号でも16号でも、薬局用など様々な書式があると思います。そういった書式を用意していないソフト会社さんはあると思うのですが、「台帳」の場合には細かい書式にも対応してくださっていますので、例えば、個人情報を選んで少し修正するだけで簡単に労災の書類が作成できるので助かっています。
社労士ソフトならではですね。基本的には手書きをしないで対応できているので、時間の短縮になっています。

出力の際にも労災とかは様式がすべて決まっているのはpdfでそのまま出力したり、署名をいただきたい書式の場合には、個人情報を印字した後名前の部分だけ消して、「ここに署名をしてください」と使い分けたりもしています。

「台帳」の書式で給付関係も労災関係も全部、事足りているのでありがたいです。

ー書式の多さは業界の中でも随一だと思います。デジタル化の波が迫っているとはいえまだまだ紙の手続きは多くございますからこれからも新しい帳票にも対応して、「かゆいところに手が届く」を目指してソフトを作り続けたいと思います。

「台帳」の電子申請はAPI電子申請方式を採用しているため、進捗の管理などは自動化されており、この一覧表を開いたタイミングで最新の進捗を確認することができます。また、審査終了後の「公文書」確認や、「エラー」内容なども画面上にボタンが表示されるため簡単にデータを確認できます。

※左側の写真をクリックすることで拡大します。

詳しくは下記をご確認ください。

「台帳」では全事業所を対象に「検索抽出」を掛けることができます。年齢要件として40歳、60歳、65歳、70歳、75歳などの年齢該当する従業員を一覧で出力することができます。
その他事業所で誰が一番多く残業しているかの抽出ができる「残業チェック」や、年度更新などでどこまで給与データを回収しているか一目で把握できる「給与データ」チェックなど業務に役立つ様々な抽出機能を用意しています。

※左側の写真をクリックすることで拡大します。
詳しくは下記をご確認ください。

「台帳」では労災書式や、給付金の書式の他、215種類もの書式を用意。厚労省のサイトなどで探さずとも「台帳」から最新の書類を出力できます。
データ保存機能もついているので、前回作成したデータを読み込んで再度利用することも可能です。

※左側の写真をクリックすることで拡大します。

その他、代表的なテンプレートの紹介については下記をご確認ください。

弊社へのご要望をお聞かせいただけますか?

長谷川さん:雇用保険料免除になっている一覧を抽出して、「雇用保険料免除終了」のお知らせを出力できるようにしてほしいです。
雇用保険料免除の特例が今年度で終わってしまいますので、1月〜3月くらいになったら、雇用保険料が発生しますよというお知らせを事業主と従業員向けに出していかないといけないです。

最初のうちは免除になった方をメモしていましたけど、今は誰が雇用保険を取得しているか・していないかまではパートさんだと特に覚えていません。正社員の方であれば、社会保険に入っていたら雇用保険にも入っているだろうと思うのですが…
ですので、雇用保険の取得日が入力されていてかつ65歳以上を抽出して、それを元にお知らせを出せるようにしてほしいです。

ー他のお客様からも要望が上がっておりますので、「雇用保険料免除終了」のお知らせについて今後のバージョンアップの参考にさせていただきます。

最後に、まだソフトを使われていない先生方へ一言お願い致します。

杉田先生:「かゆい所に手が届く」というキャッチフレーズを信頼してセルズを入れて下さい。

ー本日はありがとうございました。これから「台帳」はクラウド化にあたり「業務の自動化」にさらにこだわっていきます。
これからもどうぞ「台帳」にご期待ください!

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