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労務統合管理システム「台帳」

これからの時期にオススメの『台帳』機能【年度更新編】

約 6 分

台帳の「年度更新」は手続きだけでは終わらせない

時期的に社労士としての繁忙期に突入していきますが、「年度更新」の準備はいかがでしょうか。
「台帳」はただ毎年決まった時期に労働保険料を計算して申告書を作成するだけではなく、
顧問先の健全な企業発展のために、社会保険労務士としてアドバイスするための書類が作成できます。
その他「年度更新」の際に忘れがちな作業をチェックリストとして出力できたり、
給与データをどこまで回収したかなどをすぐに把握できるような機能も揃っています!
令和元年は「年度更新」の処理ファイルを最大限利用して、手続きは簡単に、かつ顧問先に付加価値を与える動きをしていきましょう!

「給与入力表」機能で簡単に台帳へ取り込み

年度更新の集計を行う前にはまず去年度の賃金を集める必要があり、しっかりと毎月給与データを保存していればすぐに集計ができますが、スポット契約のときなどのように給与データを一から入力しなければならないこともありますよね。
そんなときには給与データの回収として「給与入力表」が便利です。
台帳のクラウド機能である「Cellsドライブ」の事業所マイページに「給与入力表」機能が搭載されています。クラウド上の「Cellsドライブ」で顧問先事業所に給与データを入力してもらい、それを社労士事務所は『台帳』へ取込できる、という機能です。
 この機能を利用すれば、顧問先とのファイルの授受も、『台帳』への転記も不要になります。顧問先事業所が給与データを入力すると通知が『台帳』に届き、「給与入力表取込」をクリックすることで手軽に取り込むことができます。
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給与データ状況を一発で確認

全事業所を対象に、給与データがどこまで入っているのかが一目で確認できます。毎月確認すれば、年度更新の時期に焦る必要もありません。
また、事業所の従業員数でTODOが異なりますよね。例えば、
・従業員30人以上:高齢者雇用状況の報告
・従業員50人以上:障害者雇用状況の報告、衛生管理者、産業医などの選任
・従業員101人以上:一般事業主行動計画の策定・届出、公表・周知
・従業員301人以上:女性の活躍に関する行動計画の策定・届出・周知・公表

年度更新の計算のもととなる給与データが入っているかどうかは、台帳の「給与データ入力チェック」、あるいは 「検索くん」を用いて確認することができます。事業所の従業員数に応じてやらなければいけないことをチェックする際にも使用できます。
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いち早く労働保険料を計算し、適切な提案を

 労働保険料の早めの把握は会社にとって大切です。前年度中の給与データがあれば、労働保険料の計算が可能です。「算定基礎賃金等の報告」データが出来上がったら、労働保険料申告計算から労働保険料を計算することができます。
 労働保険料を早めに顧問先へお知らせすることで、負担額が把握でき、経理担当者も支払いの見通しが立てやすくなります。一年間の会社全体の給与額が揃う年度更新は、事業所にとって社内の人員増減や給与の年間推移が把握できる機会でもあり、社労士側が数値で把握することで、顧問先に給与額や保険料の増減に応じて適切な提案を行えます。

また、年度更新の際には手続きだけで終わらせてしまうのではなく、1年間の賃金を集計する労働保険で経営分析を行ってはいかがでしょうか。一年間の会社全体の給与額が揃う年度更新は、事業所にとって社内の人員増減や給与の年間推移が把握できる機会でもあります。前年度の賃金総額や被保険者数の各月増減やその推移を比較検討することで、「労働保険料」の分析が行えます。
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「年度更新チェックリスト」で漏れなくスムーズな年度更新を

 年度更新を漏れなくスマートに進めるためには、確認すべきことをピックアップし、出来るだけ早く確認を済ませることが大切です。そこでぜひ活用していただきたいのが「年度更新チェックリスト」です。「全ての処理ファイル」から雇用・労働保険グループの「年度更新」を開き、チェックをクリックすると年度更新チェックリストを利用することができます。
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「個人別賃金集計表」で雇用保険取得の手続き漏れを確認

 労働保険料の年度更新は、大きな山場であると同時にクライアントのデータと向き合ういい機会です。
 一般に、雇用保険未加入者は通常の労働者より労働時間が短く、賃金も低い人であるため、雇用保険未加入者で賃金の高い人は雇用保険加入漏れのおそれがあり、確認が必要となります。「個人別賃金集計表」を使うことで、雇用保険未加入者で賃金が高い人を簡単にチェックでき、雇用保険取得の手続き漏れがないか確認することができます。
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