「台帳」サポートページ

      株式会社セルズ

マイナンバーよくあるご質問

  • はじめに
  • Q.「台帳」でマイナンバーを保管せずに、「台帳」から届書の作成や電子申請をすることはできますか?
    マイナンバーをCellsドライブ上で保管せずに、届書の作成や電子申請をすることは可能です。ただし、別途マイナンバーを管理していただき、利用する場合はその都度マイナンバーを入力する必要が生じます。

    マイナンバーを都度入力する場合の取り扱いについて

  • Q.当社ではお客様からマイナンバーを預かりません。それに伴い台帳にもマイナンバーを登録しません。それでもCellsドライブの設定は必要でしょうか?
    Cellsドライブは台帳にマイナンバーを登録するために必要になりますので、上記のような場合は必要ありません。
    台帳でマイナンバーを管理される場合に設定が必要です。またお手元に届いているはがきや通知書の再発行は有料になるため、紛失にご注意ください。

    通知書の再発行等についてはこちら

  • Q.セルズでは、どのようなセキュリティ体制を取っていますか?
    セルズでは、情報セキュリティおよびプライバシー保護に関する法令を遵守し、情報セキュリティ管理を継続的に改善し続けています。
    また、役員および全従業員に対し情報セキュリティに関する教育訓練を行うとともに、理解度の確認、意識向上のための施策など、実効のある啓発活動を実施しています。
  • Q.「台帳」でマイナンバーをCellsドライブに保管することは、再委託に該当しませんか?
    セルズでは、マイナンバーをクラウドに保管することを再委託に該当しないと考えます。
    特定個人情報保護委員会で公開されているガイドラインQ3-12 によりますと、以下のように記載されています。
    特定個人情報を取り扱う情報システムにクラウドサービス契約のように外部の事業者を活用している場合番号法上の委託に該当する。
    契約条項によって該当事業者が個人番号を取り扱わない旨が定められており適切にアクセス制御を行っている場合は個人番号を取り扱わないと言える。
    【個人情報保護委員会HP参考リンク:http://www.ppc.go.jp/legal/policy/answer/#q3-12

    セルズは個人番号について、個人番号関係事務等の取り扱いはおこないません。
    また、システム上は法律に定められた適切なアクセス制御をおこないます。

  • Q.顧問先企業と社労士の双方でマイナンバーの管理(取得・廃棄等)は可能なのでしょうか?
    基本的には、社労士が「台帳」で管理していく仕様となります。
    ただし、顧問先企業にご利用いただける機能として「事業所マイページ」という仕組みがあるのですが、
    そこから、社労士が「台帳」で管理しているマイナンバーを共有できる仕組みがございます。

    事業所マイページについてはこちら

  • 利用環境・価格について
  • Q.「台帳」がマイナンバーに対応するために、インターネット環境が必須になるのはなぜですか?
    パソコンの破損によるデータ滅失や、パソコンの紛失・盗難によるデータ漏えいリスクを防ぐためです。セルズソフトはエクセルで作成されているため、アクセス制限やファイルの持ち出しの管理が難しいことから、「台帳」ではマイナンバーのデータ部分のみをクラウドにより管理していくことになりました。
  • Q.「「台帳」は今後、インターネットに接続されていないと利用できないのでしょうか?
    マイナンバー機能搭載後も「台帳」をインターネットに接続せずに利用することは可能です。しかし、常に最新状態の「台帳」をご利用いただくために、インターネット回線によるバージョンアップを推奨し、2016年4月よりCDによるバージョンアップを廃止しております。また、マイナンバーについては、別途管理していただき、利用する場合はその都度、マイナンバーを入力する必要が生じます。
    ※CDによるバージョンアップ提供は、有償です。
  • Q.弊社はWindowsですが、顧問先はMacを使用しています。事業所マイページを利用してPDFやデータをやり取りできませんか?
    PDFやデータ自体のやり取りは可能です。しかし、Macで作られたPDFやデータがWindowsで開けるかどうかは互換性の問題になりますので、そちらにつきましては専門の業者様にご相談ください。
  • Q.Cellsドライブの利用料金を教えてください。
    Cellsドライブは「台帳」ユーザー様であれば、無料でご利用いただけます。
  • Q.マイナンバーを「台帳」で管理するのに、事業所数によって料金は変わりませんか?
    保守契約費用は事業所数では変わりません。ただし、台帳1ユーザー様が発行できる事業所マイページのアカウントの上限は300事業所となっています。
  • Q.顧問先マイページを使用することで、顧問先に費用が発生することはありませんか?
    費用はセルズが社労士ユーザーと契約する「台帳」年間保守費用のみであり、顧問先に管理費用などが発生することはありません。もちろん、顧問先はソフト購入は必要ありません。利用にはインターネット(InternetExplorer・Google Chrome)が使用できるパソコンが必要です。
  • Q.顧問先に事業所マイページを使っていただく前に社労士事務所でどんな動きをするか事前に確かめることはできますか?
    本当の顧問先のデータで試してしまうとログが残ってしまい、更にログは削除できないので、お試しいただく場合は「台帳」と「Cellsドライブ」にそれぞれダミーの事業所を作成してお試しください。
  • Q.保守契約が満了した場合、「台帳」で保管していたマイナンバーはどうなりますか?
    弊社はお客様の利用契約が終了した場合、お客様の利用契約終了日以降の弊社の定める処理日にCellsドライブにある個人番号を含むその他一切の保存データを削除します。継続利用される際の保守契約継続は、お早めの手続きをお奨めします。
  • Cellsドライブの設定について
  • Q.事業所マイページのパスワードの変更方法を教えてください。
    事業所マイページのパスワードは社労士事務所側・事業所側共に変更することが可能です。
    マイページ
    パスワードの変更についてはこちら

  • Q.顧問先で事業所マイページのパスワードを変更した場合、社労士事務所でその変更を確認することはできますか?
    Cellsドライブマイページにログインし、事業所アカウントの変更画面もしくは通知書の作成画面にて確認することが可能です。
  • Q.Cellsドライブのログインパスワードを16桁以上にしてしまい、ログインできなくなりました。
    パスワードは最大で15文字までしか入力できない仕様となっております。16文字以上入れていただいても15文字までで切れて登録されますので、ログイン時には15文字のパスワードを入力お願いします。もし、その15文字までがわからなくなってしまったという場合は、ログイン画面に「パスワードをお忘れの方はこちら」をご用意しておりますので、そちらからパスワードをご確認ください。
  • Q.台帳でマイナンバーを入力しようとして従業員利用認証にIDとパスワードを入力しましたが、「ユーザー情報が不正です」となり、入力ができません。アカウントは発行してもらい、入力も間違いなく入れました。
    従業員アカウントが正しく入力されていても、台帳の「事業所情報他」にある「Cellsドライブ設定」にユーザーIDが入っていないと上記内容が起こります。ユーザーIDは「LiveUpdate」設定から入力できます。
  • マイナンバーの取得
  • Q.セルズが提供する「事業所マイページ」とはどんな機能ですか?
    マイナンバーのガイドラインに定められている技術的安全管理措置の一環で、顧問先から通知カードや運転免許証などのコピーを安全な経路で社労士に送信するサービス機能です。
    送信は、顧問先ごとに専用のID・パスワードを用意し、クラウドを利用して社労士・顧問先企業間でファイルをアップロードしてやり取りします。

    事業所マイページについてはこちら

  • Q.顧問先から社労士がマイナンバーを受け取るのに、どのような方法が適切でしょうか?
    受け渡し方法の一例として、従来通りのFAXやメール、郵送に加えて、セルズが提供するセルズドライブを経由した受け渡し方法が可能です。事業規模や状況(担当者のパソコン習熟度など)に応じて、顧問先ごとに最善の方法を選択することになります。
  • Q.マイナンバーを紙ベースで収集する顧問先がありますが、その場合でも事業所アカウントの発行をしなくてはいけませんか?しない場合マイナンバーをクラウド上に保存できませんか?
    紙ベースでマイナンバーを集めていただく場合は事業所アカウントを発行していただく必要はございません。
  • Q.台帳に登録のない事業所について、Cellsドライブで事業所を作成しても問題はありませんか?
    台帳に登録のない事業所でも作成し、お使いいただくことができますが、画像ファイル等はクラウド上に保存できません。
  • Q.事業所マイページ」は顧問先ごとにアカウントを発行できるのでしょうか?
    社労士事務所側の管理ページから、顧問先ごとにアカウント(ID、パスワード)を発行します。顧問先ごとの発行アカウント数の上限は300社です(300を超えるユーザー様の拡張プランを将来的にご用意する予定です)
  • Q.事業所マイページを利用しておこなうマイナンバーの取得は、顧問先の従業員一人ひとりが、通知カードの写真を携帯で撮影して直接送ることは可能でしょうか?
    従業員が個別で直接送ることはできません。事業所マイページは、顧問先企業担当者が取りまとめて送ることを想定した仕組みとなっています。
  • Q.個人番号は「○○○○ ○○○○ ○○○○」と4桁が3つあります。台帳へ入力する際は間のスペースも入力が必要ですか?
    スペースを入れる必要はありません。12桁連続で入力をお願いします。
  • Q.顧問先マイページからは通知カードや免許証のコピーのほかに、マイナンバーが入力されたExcelの一覧表も送れますか? 
    可能です。
    事業所マイページからExcelファイルなども送ることができます。
  • Q.「台帳」にマイナンバーを登録する際、誤入力がわかるような機能はありますか?
    マイナンバーは法令に基づいた番号で附番されます。「台帳」登録時に、マイナンバー自体が実在する番号かチェックする機能を搭載します。ただし、別人の個人番号を登録している場合の判定はおこなえません。
  • Q.顧問先が通知カード5人分を1つのPDFファイルにして事業所マイページから送信してきました。個人ファイルに一人ずつ個人ファイルに登録をしたいのですが、どうしたらいいでしょうか?
    通知カードを1つのPDFファイルにまとめないように案内をしていただくか、社労士事務所でダウンロード後に分割して個人ファイルに登録してください。
  • Q.「事業所マイページ」を経由して顧問先が通知カードのコピーを送ってきた場合、マイナンバーの登録は社労士と顧問先のどちらがおこなうのでしょうか?
    マイナンバーの登録は、原則「台帳」ユーザーである社労士事務所が「台帳」から登録します。
    もしくは、マイナンバー一覧表というファイルを「台帳」から出力し、顧問先に送付していただき、
    顧問先が一覧表にマイナンバーを入力し、社労士事務所に返送し、それを受け取り「台帳」に取り込む機能がございます。

    マイナンバー一覧表についてはこちら

    更に、顧問先企業が「事業所マイページ」から、社労士が「台帳」で管理しているマイナンバーを共有できる仕組みもございますので、そちらからマイナンバーの登録も可能です。

    事業所マイページついてはこちら

  • Q.マイナンバーの台帳への登録は、100人いる事業所も一人ずつ登録しなければいけませんか?
    同一事業所でエクセルシート上でまとめて入力して登録する、一覧入力がおこなえます。

    マイナンバー登録から削除までの流れついてはこちら

  • Q.Cellsドライブにファイルがアップロードされた場合のお知らせはありますか?
    台帳起動時にお知らせが表示されます。

    また、Chatworkというサービスと連携することで、Chatwork上アップロードされた場合のお知らせを受け取ることができます。

    Chatworkについてはこちら

    Chatworkとの連携ついてはこちら

  • マイナンバーの利用・保管
  • Q.「台帳」の送信済み電子申請データにマイナンバーは保存されますか?
    保存されません。電子申請で作成されるデータは、送信される直前にマイナンバーがセットされ、送信済み保存データは、マイナンバーデータを保持しません。
  • Q.Cellsドライブ上にアップされたデータは、いつまで個人番号カードの写しのデータを保管することできますか?
    「台帳」の保守契約を継続している間は、保存指定をしたファイルは削除操作をおこなわない限り保存されます。
  • Q.社会・雇用保険関係は社労士が「台帳」で役所への手続き業務をおこなう予定です。年末調整業務は顧問先が自社でおこなう場合、台帳に登録されているマイナンバーを顧問先に提供するためにCSVや紙による出力は可能でしょうか?
    「台帳」は、マイナンバーのCSV出力や一覧印刷機能を設ける予定はございません。但し、登録した従業員名とマイナンバーを一覧表示し、Excelファイルに出力することは可能です。マイナンバーの取扱については、利用目的や提供について制度上の制限がございますため、適切な取扱いをユーザー様がご判断いただいた上でご利用ください。
  • Q.台帳システムを使ってマイナンバーを閲覧したりマイナンバーを利用した業務をした場合、アクセスログは取れますか?
    取れます。
    台帳システムではマイナンバーを閲覧・登録・利用・廃棄等に関するアクセスログを記録するように作られております。
  • Q.台帳システムを使って登録した取扱状況入力は、修正あるいは削除が可能でしょうか?
    できません。
    一度登録した取扱状況入力は、修正や削除ができません。
  • Q.マイナンバーをクラウド上に保管するということは「事業所外に保管する」ということでしょうか?
    マイナンバーをクラウド上に保管するということは「事業所外に保管する」ということにあたります。
  • マイナンバーの廃棄
  • Q.顧問先がアップロードしたファイルをマイナンバー取得後は、クラウド上から削除することは可能でしょうか?
    顧問先、社労士相互で削除が可能です。また、保存操作をしない場合は30日間経過後に自動的に削除されます。
  • Q.退職者について保管期間が間近になったらお知らせする機能はありますか?
    弊社システムではその機能はございません。恐れ入りますが、保管期間が終了しましたらご自身で削除してくださいますよう、お願いいたします。
  • Q.マイナンバーや個人ファイルは退社日以降、○○か月後に破棄といった設定は可能ですか?
    マイナンバーや個人ファイルは削除するタイミングをユーザー側で決定できるようにしているため、自動削除はございません。また、マイナンバーと個人ファイルはそれぞれ独立しているため、削除される場合は両方から手動で削除してください。
  • その他
  • Q.「事業所マイページ」でアップロードするファイルサイズに上限はありますか?
    1ファイルあたりのサイズ上限は10MBです。
  • Q.個人情報にある個人ファイルには何個までファイルを保存できますか?
    個人一人に対して通常:10個 機密:10個 まで保存可能です。
  • Q.台帳に登載されているマイナンバー規定ですが、弊社の顧問先には一部合わない内容があります。その部分は編集してもよろしいでしょうか?
    弊社ではひな形としてご用意しておりますので、顧問先様に合わせた内容に編集してお使いください。
  • Q.Cellsドライブ・事業所マイページともに自動でログオフされますか?また、2重ログインは可能ですか?
    自動的にログオフする機能はありません。しかし、一定時間たちますとタイムアウトとなりログイン画面に強制的に遷移します。2重ログインは可能ですが、極力1ユーザーのみでログインしてご利用ください。
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