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扶養控除等申告書及びマイナンバーの回収事例

扶養控除等申告書及びマイナンバーの回収事例

今年も年末調整の時期がやってきました。

扶養控除等申告書には原則として毎年マイナンバーの記載が必要ですが、事務処理軽減のため扶養控除等申告書のマイナンバーを省略する方法が掲載されています(詳細はこちら)。
これにより扶養控除等申告書の回収について複雑化しているため、十分な検討を行ったうえで事業所に応じて適切な対応をすることをおすすめします。

本記事では、台帳を利用した「扶養控除等申告書の提出のタイミングに合わせてマイナンバーを回収する方法」についてご紹介します。
下記フローチャートに沿って該当する箇所へお進みください。

用語の定義

本記事では以下のように用語を定義します。

法令:個人情報保護法及びマイナンバー法

ガイドライン:特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン(事業者編)

Q○‐○国税庁の源泉所得税関係に関するFAQの参照番号

「相違ない」旨を記載する方法:従業員が「扶養控除等申告書」「基礎控除申告書 兼 配偶者控除等申告書 兼 所得金額調整控除申告書」の余白に「マイナンバーについては会社に提供済みのマイナンバーと相違ない」旨を記載し、会社は既に提供を受けている従業員のマイナンバーを確認し、確認した旨を「扶養控除等申告書」「基礎控除申告書 兼 配偶者控除等申告書 兼 所得金額調整控除申告書」に表示することでマイナンバーの記載を省略する方法(Q1-5-1)

「扶養控除等申告書」「基礎控除申告書 兼 配偶者控除等申告書 兼 所得金額調整控除申告書」にマイナンバーを記載して回収する①-1~①-3

マイナンバー欄に直接マイナンバーを記載してもらい回収する方法です。
マイナンバー未回収事業所でも回収済み事業所でも採用できる方法ですが、マイナンバー回収済み事業所の場合は再度マイナンバーの記載及び本人確認が必要です。
「扶養控除等申告書」「基礎控除申告書 兼 配偶者控除等申告書 兼 所得金額調整控除申告書」に直接マイナンバーを記載してもらうため、マイナンバー欄は斜線を引かずに出力します。
マイナンバーを初めて回収する従業員へは利用目的を通知する必要があります。

◆メリット
・シンプルでわかりやすい。

◆デメリット
・既にマイナンバー提供済みの従業員も再度記入が必要。(Q2-2)
・原則、マイナンバーの提供を受ける際は毎回本人確認が必要(本人確認を省略できる場合有り)。(Q2-2)
・マイナンバーが記載された「扶養控除等申告書」「基礎控除申告書 兼 配偶者控除等申告書 兼 所得金額調整控除申告書」を7年間保管しなければならない。
・原則、保管に際しては法令及びガイドラインに則した対応が必要となる。
・「扶養控除等申告書」「基礎控除申告書 兼 配偶者控除等申告書 兼 所得金額調整控除申告書」のスキャナ保存はNG。
・マイナンバー部分をマスキングして保管はNG。(Q1-17)

◆出力方法1(①-1に該当する場合)
この方法をとる場合は以下の設定で「扶養控除等申告書」「基礎控除申告書 兼 配偶者控除等申告書 兼 所得金額調整控除申告書」を印刷してください。
1.「扶養控除申告書提出・マイナンバー回収のお願い(計2枚作成されます)はチェックを外します。
2.「個人番号欄に斜線を引かない」を選択します。
3.「提出済のマイナンバーと相違ない旨の文言を記載」のチェックを外します。また、「表示できない扶養親族を2枚目以降に出力(印刷・保存のみ)」にチェックを入れると、1枚で表示できない扶養親族は自動的に2枚目を出力します。
4.印刷すると「扶養控除等申告書」「保険料控除申告書」「基礎控除申告書 兼 配偶者控除等申告書 兼 所得金額調整控除申告書」が印刷されます。

「扶養控除等申告書」「基礎控除申告書 兼 配偶者控除等申告書 兼 所得金額調整控除申告書」に直接マイナンバーを記載してもらうため、マイナンバー欄は斜線を引かずに出力します。
マイナンバーの利用目的を書面で通知する場合は、別途書式をご用意しております。併せてご利用ください。
利用目的の書式の出し方:扶養控除申告書内→関連資料→マイナンバー回収について(Word形式)

◆出力方法2(①-2、①-3に該当する場合)
この方法をとる場合は以下の設定で「扶養控除等申告書」「保険料控除申告書」「基礎控除申告書 兼 配偶者控除等申告書 兼 所得金額調整控除申告書」を印刷してください。
1.「扶養控除申告書提出・マイナンバー回収のお願い(計2枚作成されます)」はチェックを外します。
2.「個人番号欄に斜線を引く」を選択し、「マイナンバー回収済のみ斜線」にチェックを入れます。
3.その他の設定は「提供済のマイナンバーと相違ない旨の文言を記載」(※1)にチェックを入れます。 また、「表示できない扶養親族を2枚目以降に出力(印刷・保存のみ)」にチェックを入れると、1枚で表示できない扶養親族は自動的に2枚目を出力します。
4.印刷すると「扶養控除等申告書」「保険料控除申告書」「基礎控除申告書 兼 配偶者控除等申告書 兼 所得金額調整控除申告書」が印刷されます。

①-2の場合、マイナンバーが未回収の従業員またはその配偶者・扶養親族については、「扶養控除等申告書」「基礎控除申告書 兼 配偶者控除等申告書 兼 所得金額調整控除申告書」にマイナンバーを記載します。
①-2、①-3共に「相違ない」旨の文言の横に本人の署名の記載と押印をしてもらいます。

また、マイナンバーの利用目的を書面で通知する場合は、別途書式をご用意しております。併せてご利用ください。
利用目的の書式出し方:扶養控除申告書内→関連資料→マイナンバー回収について(Word形式)

②「相違ない」旨を記載して「扶養控除等申告書」「基礎控除申告書 兼 配偶者控除等申告書 兼 所得金額調整控除申告書」のマイナンバーを省略する(マイナンバーは全員未回収)

「扶養控除等申告書」「基礎控除申告書 兼 配偶者控除等申告書 兼 所得金額調整控除申告書」にマイナンバーを書かずに回収する方法です。
この場合は「扶養控除等申告書」「基礎控除申告書 兼 配偶者控除等申告書 兼 所得金額調整控除申告書」にマイナンバーの記載を要しないため、「扶養控除等申告書」「基礎控除申告書 兼 配偶者控除等申告書 兼 所得金額調整控除申告書」のマイナンバー欄は全て斜線を引きます。マイナンバーは回収用の別紙にて回収します。

◆メリット
・マイナンバーの記載がないため「扶養控除等申告書」「基礎控除申告書 兼 配偶者控除等申告書 兼 所得金額調整控除申告書」の保管コスト軽減。
・マイナンバー回収用紙は原本破棄してスキャナ保存が可能。
・Cellsドライブでマイナンバー回収用紙を保管すれば顧問先の保管コスト軽減。

◆デメリット
・従業員への配布用紙が多くなる(マイナンバー回収用紙など)
・税務調査時に「扶養控除申告書」「基礎控除申告書 兼 配偶者控除等申告書 兼 所得金額調整控除申告書」の提出を求められた際、マイナンバーを記載して提出する必要がある。(Q1-5-1)

◆出力方法
この方法をとる場合は以下の設定で「扶養控除等申告書」「保険料控除申告書」「基礎控除申告書 兼 配偶者控除等申告書 兼 所得金額調整控除申告書」及びマイナンバー回収用紙を印刷してください。
1.「扶養控除申告書提出・マイナンバー回収のお願い(計2枚作成されます)」にチェックを入れます。
2.「個人番号欄に斜線を引く」を選択します。
3.「提供済のマイナンバーと相違ない旨の文言を記載」(※1)のチェックを外します。また、「表示できない扶養親族を2枚目以降に出力(印刷・保存のみ)」にチェックを入れると、1枚で表示できない扶養親族は自動的に2枚目を出力します。
4.印刷すると「扶養控除等申告書」「保険料控除申告書」「基礎控除申告書 兼 配偶者控除等申告書 兼 所得金額調整控除申告書」「扶養控除申告書提出・マイナンバー回収のお願い」が印刷されます。

③「相違ない」旨を記載して「扶養控除等申告書」「基礎控除申告書 兼 配偶者控除等申告書 兼 所得金額調整控除申告書」のマイナンバーを省略する(②のパターン以外)

「扶養控除等申告書」「基礎控除申告書 兼 配偶者控除等申告書 兼 所得金額調整控除申告書」にマイナンバーを書かずに回収する方法です。
マイナンバーが未回収の方や新たに扶養になった方などはマイナンバーを把握していない人がいる可能性があるため、その場合はマイナンバー回収用紙でマイナンバーを回収します。
マイナンバー回収用紙の個人番号欄は既に台帳でマイナンバーを登録済みの人の場合はアスタリスク(****)が入ります。

◆メリット
・マイナンバーの記載がないため扶養控除等申告書の保管コスト軽減。
・マイナンバー回収用紙は原本破棄してスキャナ保存が可能。
・Cellsドライブでマイナンバー回収用紙を保管すれば顧問先の保管コスト軽減。

◆デメリット
・マイナンバー未回収者と回収済みの人が混在する場合があるため事務が煩雑化する。
・従業員への配布用紙が多くなる(マイナンバー回収用紙など)
・税務調査時に「扶養控除申告書」「基礎控除申告書 兼 配偶者控除等申告書 兼 所得金額調整控除申告書」の提出を求められた際に、マイナンバーを記載して提出する必要がある。(Q1-5-1)

◆出力方法
この方法をとる場合は以下の設定で「扶養控除等申告書」「基礎控除申告書 兼 配偶者控除等申告書 兼 所得金額調整控除申告書」及び説明資料を印刷してください。
1.「扶養控除申告書提出・マイナンバー回収のお願い(計2枚作成されます)」にチェックを入れます。なお、本人及び扶養親族のマイナンバーを全員回収済の場合は回収のお願いは出力されません。
2.「個人番号欄に斜線を引く」を選択します。
3.「提供済のマイナンバーと相違ない旨の文言を記載」(※1)にチェックを入れます。また、「表示できない扶養親族を2枚目以降に出力(印刷・保存のみ)」にチェックを入れると、1枚で表示できない扶養親族は自動的に2枚目を出力します。
4.印刷すると「扶養控除等申告書」「保険料控除申告書」「基礎控除申告書 兼 配偶者控除等申告書 兼 所得金額調整控除申告書」「扶養控除申告書提出のお願い(2枚)」が印刷されます。

※1 「本人の署名欄を出力」のチェックを入れると「相違ない」旨の文言の横に本人の署名・押印欄が表示されます。「相違ない」旨の表示については特に本人の署名・押印は求められていませんので任意にご利用ください。

④マイナンバー帳簿を備えて扶養控除申告書のマイナンバーを省略する

扶養控除等申告書に記載されるべき従業員本人、扶養親族等の氏名及びマイナンバー等を記載した帳簿を備えている場合には、その帳簿に記載されている方のマイナンバーの記載は省略することができます。(Q1-3-2)

台帳ではこの取扱いには対応しておりません。

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