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社会保険の公文書を複数名単位の一覧表形式(連記式)に変更する方法

お問い合わせ内容

社会保険の電子申請をして届く公文書は1枚につき1名の個人単位の通知書ですが、日本年金機構のHPで複数名単位の一覧表形式にできるようになったというお知らせを確認しました。台帳で複数名単位の一覧表形式に変換するにはどうしたらよいでしょうか。
日本年金機構のお知らせ

回答

【重要】2020年10月5日追記:複数名単位(連記式)の場合は、不服申立の付記欄や年金事務所長欄がないため、あくまでも保存や印刷確認の便宜性から用いるものです。(複数名単位の公文書取り扱いは、社会保険システム連絡協議会を経由し、年金局に確認いたしました。)

台帳で公文書を複数名単位の一覧表形式(連記式)で表示するには、下記の手順で操作をお願いいたします。
ただし、日本年金機構の手順書にも記載がありますが、環境依存文字を含むPDF形式で届く公文書については変換することができないため、ご注意ください。
また、複数名単位の一覧表を表示させるには、都度下記操作によりファイルの置き換えが必要です。

操作手順

日本年金機構のHPでおこなう操作

2020年12月4日追記:
様式変更のタイミングで新しいバージョンのスタイルシートが年金機構から提供されることがあります。最新バージョンの情報は、は日本年金機構ホームページより「スタイルシートファイルのご利用までのながれ(手順書)」をご覧ください。
  1. 日本年金機構のHPから、複数名単位の公文書に変換するスタイルシートをダウンロードします。
    ※2020年12月4日追記:
    2020年12月1日から一部様式の変更により、提供されるスタイルシートも変更されております。日本年金機構ホームページから最新版のスタイルシートをダウンロードしてください。

    日本年金機構のスタイルシートファイルのダウンロードページ
  2. ダウンロードしたスタイルシートファイルをデスクトップ等に解凍(展開)します。
    ※ダウンロード及びファイルの解凍方法の詳細については、日本年金機構が用意している「スタイルシートファイルのご利用までのながれ(手順書)」のP.1~4をご確認ください。

「RenkiStylesheet」フォルダ内にあるスタイルシートの番号は、それぞれ以下の手続きに対応しています。
※「RenkiStylesheet」フォルダ内に番号がない手続きについては、現在対応しておりません。(2020年2月~3月以前に発行された公文書に対応するスタイルシートは含まれていないようです。)対応予定については弊社ではわかりかねますので、日本年金機構または提出先にご確認ください。

台帳でおこなう操作

    1. 電子申請データ一覧を開き、公文書を複数名単位に変換したい手続きの「詳細」をクリックします。詳細フォームが開いたら、公文書の「フォルダ」をクリックします。

    1. 日本年金機構のサイトからダウンロードした「RenkiStylesheet」フォルダ内にあるスタイルシートと、公文書「フォルダ」内スタイルシートを見比べ、同番号のファイルがあることを確認します。

※ここでは賞与支払届の「賞与額決定通知書」を例としてご案内しています。

    1. 上記(2)で確認した「RenkiStylesheet」内にあるスタイルシートをコピーし、公文書「フォルダ」内に貼り付けをしてスタイルシートファイルを置き換えます。

※同じ番号のスタイルシートではない場合は「ファイルを置き換える」ことができません。置き換えにならない場合は、再度番号を確認の上、コピーして貼り付けをおこなってください。

    1. スタイルシートを置き換えた後、同番号のXMLファイル(もしくはXMLドキュメント)を開くと、複数名単位の一覧表に変換された公文書が表示できます。

※XMLファイル(XMLドキュメント)を開いても個人単位の公文書のままの場合は、上記(3)の手順でスタイルシートの置き換えができていない可能性があります。その場合は再度上記(3)の操作をおこなってください。

※公文書「フォルダ」を閉じると、再度開いた時には個人単位の表示に戻り、台帳(電子申請データ一覧内)には保存できません。
一覧表形式の公文書を保管しておくには、一覧表形式に表示されている画面で印刷またはPDF出力してください。

※複数名単位の一覧表形式の公文書は、「公開」ボタンによる公文書アップロード機能ではアップロードができません。一覧表に変換した公文書をアップロードする場合は、PDF形式に保存したものを手動によりアップロードしてください。
操作方法はこちらの記事の「方法2.公文書をPDFに変換して手動でアップロードをする」をご参照願います。

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