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労務統合管理システム「台帳」

【導入事例】瓜生社会保険労務士行政書士事務所 瓜生 直樹 氏

約 12 分

瓜生社会保険労務士行政書士事務所
所在地   宮城県仙台市
活用ファイル 電子申請、保険料通知、書式集
台帳 使用歴  約19年
TOPICS
 電子申請を巧みに扱う「電子申請職人」
 定期的な料率変更なども保険料通知で簡単に案内
 台帳の導入により3人分の仕事を行えるように
今回取材に伺った瓜生先生は、現在宮城県仙台市にて開業してから24年の間瓜生社会保険労務士行政書士事務所を運営されております。宮城県社会保険労務士会IT委員会 委員長、として電子申請が始まった当初から16年歴任されており、宮城県の電子申請普及活動を積極的に行われています。また、社会保険労務士だけでなく行政書士として活躍されており建設業申請から手続きの処理まで一気通貫での業務を行っている瓜生先生に「台帳」をどのようにご活用されているのかをお伺いしました。

台帳導入のきっかけを教えてください

瓜生先生
元々セルズさんのことは有限会社のときから知っていまして、単品のソフトから始まっているときからのお付き合いなんです。今はセルズさんの会長の方が個人事業主のように営業されに来ていたのを覚えています笑
導入のきっかけといたしましては、電子申請はe-govで前から申請しておりまして、他のIT委員の方が先に台帳を導入されていたので、その紹介で導入しました。
当時は今と違って少しトップページの表記などもわかりにくい部分はありましたが、画面の案内を進めていけば簡単に手続きデータを作ってくれて電子申請を行うことができて、画期的なソフトだなと思いましたね。
セルズ 佐藤
昔から弊社のことをご存知だったんですね。台帳の成長を身近に感じながら業務を行っていただいている数少ないユーザー様だと思います。
ソフトサポートでよくお話させていただいておりましたので、東北のセルズユーザーといえば瓜生先生といった印象もございます。

台帳を導入してからどのように業務がかわりましたか?

瓜生先生
もう開業してから24年になりますが、いままでずっと1人で社労士としてやってきました。
1人でやってこれたのも台帳の電子申請のおかげですし、電子申請のおかげで3人分くらいの仕事がこなせるようになりましたね。

社労士の通常業務の他にも理事とか副会長とか様々な仕事を兼務しないといけないので、兼務しながらでも問題なく業務ができているのは台帳のおかげだと思っております。今後も台帳にはお世話になります。
セルズ 佐藤
昔から電子申請を先取りして業務の効率化を果たしている「電子申請職人」といっても過言ではないですね。
電子申請も使いこなしておりますし、台帳の幅広い機能の多くも使いこなされている印象をもっております。
宮城県会の電子申請研修会でもかれこれ10年くらい前からお声がけいただいて本当にありがとうございます。今後も是非機会があれば参加させてください!

台帳をご使用いただいている中でお勧めの機能はありますか?

瓜生先生
保険料のお知らせ機能はよく使いますね。

ボタンを押していくだけ簡単に今月の保険料や、料率変更による保険料を出せるので助かっています。
紙で出力もできますし、メールで送る場合にも簡単にPDFにできるので、それを送ればすぐにお知らせを終えることができますしね。
保険料のお知らせも手書きで行うには限界がありますので便利ですね。

セルズ 佐藤
保険料のお知らせを出して、顧問先様に保険料が増えたか減ったかを伝えて今後の事業戦略を練るのは非常に重要ですよね。台帳では通常の会社全体の保険料のお知らせの他、前の月と比べて保険料がどう変わったかという「比較通知書」を出せたり、「個人別通知書」も作成することができますので顧問先様に求められたときなどには是非ご利用ください。

※保険料通知の画面イメージはこちらをご確認ください。
瓜生先生
あとはやっぱり電子申請でしょうか。

昨年新しく開設する事業所があって200人近くの取得届を1人で行ったときには台帳のCSV方式を使わせていただきましたが、
CSV方式だと一気に登録してすぐに手続きを終えることができるので、非常に助かりました。
というより電子申請がなければ受けられなかったです笑
電子申請のおかげで拠点を広げて営業をできますし、車の距離数も減ってガソリン代も減りました笑

セルズ 佐藤
お一人で200人もの取得届を紙で申請しようと思うと途方に暮れますね笑 電子申請にも種類があり、慣れないとわかりにくいこともありますが、使いこなしていくと効率的に業務を行うことができるようになりますね。

※CSV方式の画面イメージはこちらをご確認ください。

瓜生先生
マイナンバーの管理に関しても台帳でお世話になってます。今どき社労士が紙でマイナンバーの管理をしていてはいけないですよ。
Cellsドライブはマイナンバーの管理だけでなくて、強固なセキュリティ下でのマイナンバーのやり取りにも使えるので助かっています。顧問先様の中で一社マイナンバーの管理が厳しい会社さんがあって、いままで郵送でやり取りして時間がかかっていましたが、Cellsドライブを導入してもらった後はやり取りがスムーズになって楽になりましたね。顧問先様とのやり取りについてはまだ一社しか使えていないですが便利ですので今後使っていきたいと思います。
セルズ 佐藤
台帳に付随しているクラウド機能「Cellsドライブ」はマイナンバーの管理の他、ファイルのやり取りをしたり台帳に保管されている個人情報をクラウド上に表示できたりと様々な機能がついています。マイナンバーの回収などもCellsドライブを利用していただくことで効率的に回収ができますので今後機会があれば使ってみてください。
※Cellsドライブの詳細についてはこちらをご確認ください。
瓜生先生
他にも台帳からは社労士が使うようなニッチな書式でも色々出せますよね。労災関係の書式とか協会けんぽ関係の書式とか用紙をストックしなくていいので助かっています。ほとんどをデジタルで終えることができますので下手に手書きするより間違いが少ないのではないのでしょうか。
セルズ 佐藤
元々社労士事務所からスタートしておりますので、書式の数などはどこにも負けないと自負しております。今後も様式の変更などにも逐一対応して皆様の業務のお手伝いができればと思います。

取材時の一コマ

今回の取材では「電子申請なら外出せずに仕事できるから、猫との時間も楽しめるんですよ」
とチャーミングな看板猫ちゃんを傍にお話しくださいました。

電子申請で業務を効率化することによって、他業務に時間を回すことも、
プライベートな時間を捻出することもできることを体現されておりました。

看板猫 まりんちゃん
ご主人様と一緒に遊べて嬉しいにゃ〜

セルズへの今後の期待を是非お聞かせください。

瓜生先生
36協定届や労働法関係の手続きを台帳から電子申請を行えるようにしてほしいですね。
一つの事業所で事業場ごとに10箇所以上も同じ作業をしなければならなかったり、
e-govで直接申請するには限界があるので、台帳から申請をしていきたいと思っています。
セルズ 佐藤
労働法関係についてはe-govから仕様が出ていないため現状開発ができかねますが、
行政も今後控書類を返送するようになるなど、力を入れていくものと思われます。
開発可能になって申請ができるようになりましたら是非とも先生にご利用いただきたいと思います。

※弊社で実際にe-govでの36協定の電子申請を行ってみた動画がございます。興味のある方はこちらからご視聴ください。

最後に、まだソフトを使われていない先生方へ一言お願い致します。

瓜生先生
これだけのデジタルファーストの時代ですから電子申請は取り組んでいかなければならないです。
初期投資は必要になりますが、保険料通知や離職票なども手書きでは限界があると思いますので、社労士業務に業務ソフトは必須かと思います。
まずは電子申請をやってみていただいて、業務効率化を図っていただき自分の時間を作っていただければと思います。
セルズ 佐藤
貴重なお話誠にありがとうございました。また弊社ソフトの長期のご利用誠にありがとうございます。デジタルガバメントで国全体が行政コストカットに向かう中、社労士の業務の幅を広げていくことは必要になるかと思います。是非これからも台帳を使って業務効率化を行ってまだ見ぬ時代を一緒に乗り越えていきましょう!

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